Administratie

Cursuskas

Net als bij een cursus moet je ook voor het reflectiemoment een cursuskas aanvragen. Doe dit op tijd bij je regionaal secretariaat. 

Kostennota’s

Begeleiding kan hun onkosten net als op een cursus binnenbrengen via een kostennota. Vergeet niet dat die onkosten maximum 2 maanden geleden mogen gemaakt zijn. 

Deelnemersbrief

Je deelnemers zitten te popelen om iets van het reflectiemoment te horen. Het is de laatste stap om hun attest te behalen! Probeer dus zeker 3 à 2 weken voor het reflectiemoment je deelnemersbrief op te sturen. 

Hier vind je een voorbeeldbrief, maar laat zeker je eigen fantasie de gang gaan! Hierboven gaven we al enkele tips die je kan meenemen in je deelnemersbrief!

Vergeet bij de deelnemersbrief van het reflectiemoment niet te vermelden dat ze hun stageboekje niet mogen vergeten. Geen stageboekje = geen attest! Het is dus van (bijna) levensbelang dat ze dit meenemen!

Trajectboekje invullen

De laatste stap voor het behalen van een attest is het invullen van het trajectboekje door de begeleider van het reflectiemoment. Elke begeleider kijkt na of het boekje ingevuld is waar het moet ingevuld zijn. In het stukje van de overheid moet duidelijk aangeduid staan per onderdeel van het traject of de deelnemer geslaagd is of niet. Alles in orde? Teken het trajectboekje af. 

Na het reflectiemoment

Dan is het de bedoeling dat je alle administratie die gebeurd is op reflectiemoment zo snel mogelijk bezorgt aan het secretariaat. Ten laatste één maand na het reflectiemoment. Wat hebben we dan juist nodig? 

• Deelnemerslijst:  Van elke cursus moeten we weten wie er allemaal aanwezig was. Zo kunnen we dit administratief bijhouden en later nog bewijzen of een deelnemer/begeleider effectief op de cursus was. De cursusverantwoordelijke zal reeds voorgedrukte deelnemerslijsten in het administratiepakket mee krijgen. Deze laat je aan het begin en aan het einde van de cursus door iedereen (deelnemers én begeleiding) handtekenen. Ontbreken er nog gegevens van iemand (vb een KAVO-ID), dan moeten die tegen het einde van de cursus gekend zijn. Vergeet dit niet! Want zonder gegevens en handtekening is die persoon niet op cursus geweest.  Het enige verschil bij een reflectiemoment is dat je achter de deelnemers zal moeten aanduiden dat ze ‘geslaagd’ zijn voor hun reflectiemoment of niet. Zo weten wij of we hen een attest mogen toekennen.
• Stagebegeleiderslijst 
• Financieel verslag (+ onkostennota’s)