Een handig jaaroverzicht ter voorbereiding van jullie bivak. Noteer de nodige deadlines in jullie jaarkalender om zo niets te vergeten. 

November

• Kampplaats voor komende zomer gecheckt? 
  • Voldoet deze nog aan jullie noden qua voorzieningen? Is de kampplaats bijvoorbeeld nog groot genoeg voor het aantal leden? 
  • Is het contract correct opgemaakt en ondertekend door beiden partijen?
  • Zijn er afspraken vanuit de gemeente of kampuitbater die jullie moeten kennen? Denk bijvoorbeeld aan regels omtrent afval, kampvuur, hout sprokkelen, speelbos, ... .
  • Is jullie bivakaangifte ingevuld in het GAP? De deadline hiervoor is 1 februari.

December

• Vanaf 6 januari 2025 kan je tenten aanvragen voor komende zomer bij de Uitleendienst Kampeermateriaal (ULDK). Breng onderstaande zeker in orde voor deze dag:
  • Jullie factuur van afgelopen zomer is betaald.
  • Jullie kampverantwoordelijke (of degene die de tentaanvraag doet) heeft een account aangemaakt.
  • Alle gegevens in het Verenigingsloket kloppen.

Januari

Vanaf 6 januari tot en met 19 februari 2025 kan je je tenten aanvragen bij de ULDK!

Februari

• 1 februari: deadline bivakaangifte in het gap! 
  • Tip: doe dat ook voor je buitenlands bivak.

• Rond februari-maart laat de Uitleendienst Kampeermateriaal (ULDK) weten hoeveel tenten je krijgt voor het komende bivak. Te weinig tenten of juist te veel? En waar moet je op letten bij het ontlenen van tenten bij ULDK?

Maart - april

• Ga op bezoek bij je kampplaats, de ideale start voor je kampvoorbereidingen.

  • Je ziet meteen hoe alles eruitziet en of je nog extra materiaal moet voorzien.

  • Bovendien leer je de bivakeigenaar al wat beter kennen.

  • Zijn er speciale regels die gelden in de bivakgemeente? 

    Bijvoorbeeld: mag je een kampvuur maken?  Hoe zit dat daar met afvalbeheer?  Weet de bivakeigenaar zelf het antwoord niet, vraag hem met wie je best contact opneemt om die informatie te verkrijgen.
  • Op tocht tijdens je kamp? Stippel je tocht uit en verken deze alvast.
• Kampbegroting in orde? Check eens bij je financieel verantwoordelijke.
• Bezorg leden en ouders alvast de praktische informatie over jullie kamp.
• Vanaf april kan je je kampinschrijvingen doen. 

Mei

• Vraag je vervoer aan via NMBS of De Lijn. Doe dit zo vroeg mogelijk zodat je zeker bent van je plaatsen!

Juni

• Check of je een aanvraag moet doen om te spelen (buiten een speelzone) of om een kampvuur te maken.
  • Op kamp in Wallonië? Dan doe je altijd een aanvraag om te spelen in het bos, ten laatste 15 dagen voor je op kamp vertrekt. 
• Bereid je spelen en activiteiten voor.
• Maak afspraken met de kookploeg.
• Informeer leden en ouders (wat moeten ze meenemen, wanneer en waar vertrekken we en komen we terug,...)
• Neem nog een laatste keer contact op met de bivakeigenaar omtrent jullie komst.
• Zorg dat je van iedereen een medische fiche hebt.
• Op de hoogte van waarvoor jullie verzekerd zijn? 
• Extra verzekeringen nodig? Surf naar de Chirosite, klik op 'Verzekeringen' en kijk bij 'Extra verzekeringen'.

Juli-augustus

• Zorg dat je van iedereen een medische fiche hebt.
• Deel ingevulde attesten van deelname uit aan de ouders.

Geniet van je zomerkamp!

Vragen of problemen tijdens je kamp? Bel de bivakpermanentie: 03 231 07 95

September

• Financiële zaken afgerond? Alle facturen betaald?
  • Zorg zeker dat je factuur van ULDK betaald is, dat is een voorwaarde om terug tenten te kunnen aanvragen in november!
• Kampplaats voor volgende zomer in orde?