Groepsadministratie

Alle aansluitingen gebeuren via het Groepsadministratieplatform, ook wel het GAP genoemd, te vinden op https://gap.chiro.be. De handleiding staat daar online (je hebt wel een Chirologin én GAP-rechten nodig). Onderaan op deze pagina vind je als bijlage een korte pdf-versie.

Waarom?

1. Om je aan te sluiten bij de grootste jeugdbeweging van Vlaanderen.
2. Voor de verzekering (ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid) voor leden, leiding, VB, proost.
3. Daarnaast houden we op het nationaal secretariaat alle namen en adressen bij van al wie met Chiro bezig is. Zo komt alle informatie die we aan jou willen doorgeven juist terecht. 
4. Ten slotte verzamelt de Chiro elk jaar een aantal statistieken. Om dat te kunnen, moeten we zelf ook goede gegevens hebben.

Als je (alleen maar) GAP gebruikt om de gegevens van je leden te beheren, ben je bovendien al redelijk goed in orde met de privacywetgeving. Sla je die info ook elders op (Excel-bestand, eigen website, Google Drive, enz.), dan ben jij ervoor verantwoordelijk dat ze op tijd bijgewerkt en aangevuld wordt, en dat ze niet zomaar te grabbel gegooid wordt. 't Is maar dat je 't weet, hé. 😉

Wat en hoe?

Een groep aansluiten bestaat uit verschillende stappen:

1. Voer voor 15 oktober de jaarovergang uit. Zolang dat niet gebeurd is, zie je dat tabblad staan in GAP. Je kunt je leden van vorig jaar ineens al inschrijven, of daarmee nog wachten. Bekijk de pdf-handleiding om te weten hoe je dat allemaal efficiënt kunt doen.
2. Schrijf zeker al de leiding in.
3. Zorg dat de functies 'contactpersoon' en 'financieel verantwoordelijke' zeker al ingevuld zijn, zodat de post en de facturen al bij de juiste mensen terechtkomen.
4. Kijk in het GAV-overzicht na wie je gegevens mag bekijken en bewerken. Denk er op tijd aan (voor 1 november!) om de nodige rechten te verlengen. Nieuwe mensen toegang geven kan op hun persoonlijke fiche.
5. Verbeter de gegevens van je leden waar nodig. Om makkelijk na te gaan wat je moet aanpassen, kun je de 'medische steekkaart met mailmerge' gebruiken. Dan moeten ouders alleen verbeteren wat er fout is, en dan zie je dat ook meteen. Opgelet: vanaf keti's moet je de mailadressen goed nakijken, want het primair adres moet hun eigen adres zijn, niet dat van een van de ouders. De markeringen voor verdachte mailadressen helpen je daarbij, maar kijk alle mailadressen van keti's, aspi's en leiding nog eens na.
6. Schrijf uit wie niet meer komt, en voeg nieuwe leden nog toe.
7. Je kijkt wie er extra verzekeringen nodig heeft (bv. loonverlies) en geeft dat ook door via het GAP.
8. Na de instapperiode van drie weken stuurt Chirojeugd Vlaanderen je een factuur. 
9. Komen er in de loop van het jaar nog kinderen bij, dan schrijf je hen ook nog in op de GAP-website.

Foutje gemaakt? 

Het administratieportaal waarschuwt je wanneer de probeerperiode van je leden verloopt.  Dat is wanneer de factuur opgemaakt wordt. Als je na de probeerperiode ontdekt dat je toch leden te veel hebt aangesloten, dan kunnen we dat wel nog aanpassen maar dat vraagt telkens veel werk. Een informaticus moet in de database je aangesloten leden verwijderen en de boekhouding moet een creditnota maken zodat je terugkrijgt wat je te veel betaalde.  Daarom vragen we een bijdrage van € 25 als je vraagt om aangesloten leden weer te verwijderen.  Die kosten vind je op je creditnota.

Hoeveel kosten aansluitingen bij Chirojeugd Vlaanderen?

Het bedrag op de factuur bestaat uit:

• € 25 per persoon (lid, leiding, VB, proost) behalve wanneer deze in aanmerking komt voor het sociaal tarief. In dat geval betalen ze slechts € 7,50. Meer over de aansluitingskost en het sociaal tarief lees je op chiro.be/verhoging-aansluitingskost.
• € 2,38 per persoon die extra verzekerd is voor loonverlies

Mag je externe diensten gebruiken voor je ledenbeheer?

Er zijn een aantal websites die zichzelf voorstellen als 'ideale oplossingen' voor je ledenbeheer: Stamhoofd, Ordolio, ledenbeheer.be, enz. Er zijn ook heel wat groepen die Google Forms gebruiken of een formulier op hun eigen website. Dat mag, maar er zijn een aantal zaken waar je rekening mee moet houden:

• Geen enkele van die websites communiceert met GAP. Je moet dus nog altijd gegevens overtypen of knippen-en-plakken.
• Die externe diensten rekenen kosten aan voor online betalingen, voor abonnementen, enz.
• Bij Google Forms e.d.: beveilig de toegang tot de ingevulde gegevens goed, en zorg voor procedures en afspraken zodat je geen verouderde of foute gegevens blijft bijhouden (die van vorig werkjaar, bijvoorbeeld).