Medische fiches en GDPR

Medische fiches opvragen van al je leden kan heel wat werk vragen. En hoe beheer je ze efficiënt, zodat je makkelijk aan de info kunt die je nodig hebt?

Heel wat groepen zoeken manieren om die informatie op te vragen via een online formulier, of om de ingevulde fiches makkelijk met heel de leidingsploeg te delen. Maar mag dat zomaar?

Zorg voor een duidelijke privacyverklaring

Of je nu met een online of een papieren formulier werkt: zorg dat je een duidelijke privacyverklaring hebt, en verwijs daar op het formulier naar. Je vindt uitleg en een sjabloon op chiro.be/privacyverklaring.

Zet niet alles bijeen op één formulier

"Mogen we op de medische fiche ook toestemming vragen om foto's te nemen?" Ja, dat mag. Maar het is niet erg praktisch. Die toestemming mag namelijk ingetrokken worden. En de medische info moet misschien ook verbeterd worden. Hoe pak je dat aan zonder dat ouders heel die fiche opnieuw moeten invullen? En zonder dat degene die foto's online wil zetten ineens mogelijk gênante zaken kan lezen over bepaalde leden?

Zorg dat je kan bewijzen wie wat ingevuld heeft

Op de papieren medische fiches is plaats voorzien voor een handtekening van de ouders. Hoe pak je dat aan als je online informatie opvraagt? Is degene die invulde dat een bepaald lid in zijn of haar bed plast wel een van de ouders, of iemand die dat lid wil pesten? Eén manier is mensen laten inloggen, zodat je weet wie wat invult. Een andere manier is een mailadres opvragen, ervoor zorgen dat de ingevulde info ter controle nog eens naar dat adres gestuurd wordt, én controleren of dat mailadres wel degelijk van een van de ouders is.

Hou controle over wie aan de gegevens kan

Zet je info online, dan kan ze gedownload worden. En zodra dat gebeurd is, heb je geen controle meer over wat er verder mee gebeurt. Dat moet je absoluut vermijden. Nee, je zet dus geen medische fiches op Facebook, op Google Drive, op Dropbox, enzovoort. Geanonimiseerde info kun je wel op die manier delen. Voorbeelden:

• Een lijstje voor de kookploeg met per afdeling het aantal leden per speciaal dieet
• Een overzichtje van welke medicatie er op welk moment genomen moet worden, en hoeveel leden daarvoor moeten langskomen

Stop de papieren in een mapje dat in het EHBO-lokaal of de EHBO-tent blijft liggen. (Toestemming om foto's te nemen, hou je elders bij.) Daar heb je ook de namen nodig van wie welke medicatie moet nemen, maar als je dat enkel op papier hebt, is dat veiliger dan digitaal. Wil je die info toch digitaal hebben, bijvoorbeeld om makkelijker dingen op te zoeken, zet ze dan op een harde schijf of een laptop en neem dat op die manier mee.

Verwijder informatie die je niet meer nodig hebt

Laat het mapje met de fiches na het kamp niet rondslingeren in je lokaal. Verwijder alles wat je digitaal opgeslagen hebt. Informatie die je nog nodig hebt voor een ongevalsaangifte of voor de opvolging van bepaalde behandelingen hou je natuurlijk bij, maar daarvoor heb je niet alle fiches van alle leden nodig, hé?