Op zoek naar oude leidinglijsten, info over de vorige bivakken, verslagen van een paar jaar geleden, oude Chirokrantjes of foto's? Slechts één plaats waar je dit alles vindt: in jullie groepsarchief! Het is te zeggen ... als jouw groep een goed uitgebouwd en ordelijk archief heeft. Is dit niet het geval, dan is dit je kans. Lees snel verder en bouw stap voor stap een dijk van een groepsarchief.

Wat en waarom

Wat hoort thuis in jullie archief

- alle documenten die te maken hebben met activiteiten van jullie groep, zoals het bivak, vergaderingen, een fuif, zowel de oude als de recente documenten

- foto's en filmpjes van activiteiten van jullie groep

- digitale bestanden (uitgetypte verslagen, foto's,...)

Goede redenen om een archief bij te houden

- Een tentoonstelling samenstellen voor het jubileumfeest? Geen probleem als je een rijkelijk gevuld archief zomaar bij de hand hebt.

- Een student wil over jouw groep een eindwerk of thesis schrijven? Hij of zij moet gewoon het groepsarchief doornemen.

- Inspiratie nodig voor een spelprogramma? Kijk eens tussen de oude spelvoorbereidingen in het groepsarchief.

- Op zoek naar oud-leiding? Raadpleeg het archief.

- Problemen met de eigenaar van de lokalen en andere juridische kwesties? In je archief vind je de nodige informatie om dossiers te onderbouwen.

- Bewijs jullie inzet! Toon de volgende generaties hoe jullie het waarmaakten. Bewaar daarom al jullie verslagen, spelvoorbereidingen, contracten, foto's, brieven, publicaties enzovoort in jullie groepsarchief.

Een groepsarchief samenstellen, ordenen en bewaren? Volg het stappenplan.

STAPPENPLAN

Stap 1: Ga op zoek naar goed materiaal

Waar?

• Op het nationaal secretariaat van Chirojeugd Vlaanderen kan je de aansluitingslijsten opvragen. Hierin vind je de namen van alle personen die ooit leiding waren van je groep.
  Contact: Chirojeugd Vlaanderen, Kipdorp 30, 2000 Antwerpen | tel. 03-231 07 95 | fax 03-232 51 62 | Eloket
• Bij oud-leiding. Als een oud-leider of oud-leidster zijn of haar archief in bewaring geeft, stel dan een contract op. Beschrijf het materiaal dat je mee krijgt. Vermeld ook wat je met het materiaal gaat doen.
• Personen die nauw bij de Chirowerking betrokken zijn/waren, zoals proosten, kookouders, VB’s.
• In de lokalen.

Stap 2: Ken je Chirogroep

Voor je gaat ordenen, ontleed je eerst je eigen Chirogroep. Ga na:

• Welke soorten personen deel uitmaken van de Chirowerking. Bijvoorbeeld: leden, leiding, groepsleiding, proost, VB, enzovoort.
• Welke activiteiten jouw groep organiseert. Bijvoorbeeld: zondagnamiddag, bivak, fuif, eetfestijnen, enzovoort.
• Hoe het netwerk van jouw groep eruit ziet. Bijvoorbeeld: Chirojeugd Vlaanderen (de grote Chiro), het gewest, het verbond, het gemeentebestuur, het stadsbestuur, vzw Chirolokalen, de KWB, de scouts, de jeugdraad, enzovoort.

Stap 3: Grote schoonmaak

Je kunt niet alles bewaren. Voor je gaat ordenen, is een grondige selectie nodig. Hou rekening met volgende zaken:

• Vermeng geen archieven
  Stel dat je van een oud-leider een aantal dozen archiefmateriaal krijgt met daarin zowel documenten van de Chiro als van de Speelpleinwerking. Haal de documenten van de Speelpleinwerking uit het Chiroarchief. En bezorg ze aan de verantwoordelijke van het Speelpleinarchief.

• Haal mini-archieven niet uit elkaar
  Een mini-archief is bijvoorbeeld het persoonlijk archief van een leider. Zit daar een zekere structuur in? Behoud die dan! En bewaar het archief van die leider samen in één of een reeks dozen.
• Verwijder papieren die weinig zeggen
  Bijvoorbeeld: boterbriefjes, kladpapier, lege bladen, enzovoort.
• Verwijder documentatie en bewaar ze elders
  Bijvoorbeeld: krantenknipsels, sprookjesboeken, Dubbelpunten, uitgaven van Chirojeugd Vlaanderen
• Verwijder materiaal dat schade kan toebrengen
  Bijvoorbeeld: metalen paperclips, plastic verpakking, stof

Stap 4: Orden je archief

• Behoud de structuur die er al is. Zitten de documenten van het bivak samen? Haal die dan niet uit elkaar.
• Is je archief pure chaos? Breng dan zelf structuur aan. Bijvoorbeeld: leden - leiding - activiteiten leden - activiteiten leiding - speciale activiteiten - netwerk.
• Orden volgens een vooraf bepaald ordeningschema.

Stap 5: Beschrijf wat er in jouw archief zit

• Maak een inventaris met goede beschrijvingen.
• Maak de inhoud van je archief bekend via Archiefbank Vlaanderen, een online databank die informatie over Vlaamse privéarchieven verzamelt. De Archiefbank toont niet de archiefdocumenten zelf, wel waar je ze kunt vinden. Het is een soort gouden gids waar je gegevens vindt over archieven van personen, families en organisaties. Waar worden die bewaard? Wat is hun inhoud? Zijn ze raadpleegbaar? Bestaat er een inventaris van? www.archiefbank.be

Stap 6: Bewaar je archief zo goed mogelijk

Een goede archiefruimte moet aan bepaalde voorwaarden voldoen: niet te stoffig, niet te licht, niet te koud, niet te warm. De meeste Chirogroepen beschikken niet over een goede bewaarplaats. Overweeg daarom om je archief in bewaring te geven bij een lokale archiefinstelling of heemkring.