De ouders van je leden duidelijk informeren, dat is niet altijd eenvoudig. Ook hoe je zaken verwoordt, speelt mee. Welk antwoord geven jullie op de volgende twee dilemma’s? Enkele Dubbelpunters geven alvast mee welke beslissing zij met hun leidingsploeg maakten. 

Door Sarah

Op huisbezoek gaan vs. een infoavond organiseren

Laura: Bij de jongste drie afdelingen gaan we op huisbezoek en voor de oudste drie afdelingen organiseren we een algemeen infomoment. Het is wel zo dat we bij de nieuwe leden altijd nog eens op huisbezoek gaan, ongeacht in welke afdeling ze zitten. 

Emiel: Wij gaan bij al onze leden op huisbezoek, zo kunnen we hen ook inschrijven voor het kamp.

Wat doe je met leden waarvan de ouders gescheiden zijn?
Pols hoe die ouders het infomoment willen. Als jullie ervoor kiezen om huisbezoeken te doen, kun je vragen of beide ouders een apart infomoment willen hebben of misschien volstaat één bezoekje wel. Het is mogelijk dat de ouders nog goed met elkaar kunnen opschieten en dat ze elkaar nadien op de hoogte brengen. 
Vind je dit wat ongemakkelijk om te vragen? Vraag het eerst eens aan het lid zelf. Misschien weet je dan al meteen het antwoord op je vraag. 

Geef aan beide ouders dezelfde informatie. Dat is eigenlijk een algemene tip, maar bereid je als leidingsploeg samen voor op de huisbezoeken. Het is belangrijk dat jullie dezelfde informatie meegeven aan alle ouders, zeker aan zij die gescheiden zijn en weinig tot geen contact met elkaar hebben. 

Wat moet je wel en niet vermelden tijdens een huisbezoek of infoavond?

De do’s

Stel jezelf voor. Niet elke ouder kent namelijk de leid.st.ers van hun kind. Dat maakt het begin van het infomoment trouwens minder awkward. Een huisbezoek is een wat intiemer gesprek dan een algemene infoavond. Maak daar dus ook gebruik van om eens te polsen hoe het kind zich voelt in de Chirogroep en of het kind bijvoorbeeld stress heeft om op kamp te gaan. Misschien hebben de ouders ook wat stress? Stel hen op hun gemak als je merkt dat dat inderdaad het geval is. 

Geef aan wat hun kind het beste meeneemt van kleding, maar bijvoorbeeld ook hoeveel zakgeld ze bij zich mogen hebben. Hebben de ouders de medische fiche nog niet ingevuld? Dit kan het ideale moment zijn om dat in orde te brengen. Luister naar de vragen die gesteld worden en probeer hen een duidelijk antwoord te geven. Zo zorg je voor duidelijkheid. Wees niet bang om over wat gevoeliger thema’s te praten, zoals bedplassen, bepaalde medicatie of mentaal welzijn. Ouders zullen dat zeker appreciëren. Geef aan wat jullie van hen verwachten, zoals afspraken over mogelijke kampplaatsbezoeken of wanneer de leden gebracht en opgehaald worden. Vertel hen ook wanneer en op welke manier er tijdens het kamp eventueel gecommuniceerd kan worden met de leidingsploeg. 

Houden jullie met de leidingsploeg een algemene infoavond? Maak nadien nog even tijd voor de ouders van je leden. Het is namelijk mogelijk dat zij nog enkele persoonlijke vragen hebben voor jou. 

De don’ts

Ouders van leden hoeven zeker niet tot in de details te weten wat jullie zullen doen met hun kind tijdens die zomerse dagen. Laat je leden na het bivak nog met een verhaal naar huis komen. Je kan wel vertellen welke soort activiteiten er op de planning staan: een bosspel, een dagtocht, waterspelletjes, enz. Ook algemene afspraken over het slaapuur geef je best wel mee. Zo krijgen ouders die de Chiro niet kennen toch een beeld van het kamp.

Afscheid aan het station vs. afscheid op de kampplaats

Axelle: Als we op kamp gaan, dan zetten de ouders van de leden hun kind af aan de Chirolokalen of aan het station. De ouders komen dus niet mee tot aan de kampplaats. De ribbels komen pas halverwege het bivak aan en hun ouders brengen hen wel zelf naar de kampplaats. We verwelkomen de ouders dan altijd met een drankje.

Emma: Wij hebben een afhaaldag op de laatste dag van het kamp. Dan komt er een frietkraam en kunnen de ouders frietjes eten terwijl ze een kijkje nemen op de kampplaats. Op het einde van de dag nemen ze hun kind mee naar huis. 

Wat doe je als ouders van leden onverwacht aankomen op de kampplaats?
Denk even na of jullie vooraf duidelijk hebben aangegeven dat dat niet de bedoeling is. Toon niet meteen dat je hierover misnoegd bent, maar begroet de ouders op een vriendelijke manier. Luister eerst naar de reden waarom zij gekomen zijn. Er zullen altijd wel situaties zijn waarbij het begrijpelijk is dat de ouders hun kind komen bezoeken of ophalen. 

Is er niet echt een reden gegeven, dan mag je hen er uiteraard even op wijzen dat jullie er ervoor gekozen hebben om geen bezoek van ouders toe te laten op kamp. Vertel hen ook waarom jullie die keuze gemaakt hebben en dat jullie in de toekomst verwachten dat dit niet meer zal gebeuren. 

Waar kunnen ouders terecht tijdens het kamp?
In uitzonderlijke situaties is het nodig dat ouders jullie kunnen bereiken tijdens het kamp. Of omgekeerd, dat jullie het telefoonnummer van een ouder nodig hebben. Met een deelnemerslijst, eventueel per afdeling, heb je die info makkelijk bij de hand. Maak met de ouders duidelijke afspraken over wanneer jullie hen opbellen: als het kind naar de dokter moet, bij noodweer, enz.

Bij de kampinschrijvingen kan je aan ouders een noodnummer meegeven. Dat kan bijvoorbeeld het gsm-nummer van de VB of groepsleiding zijn. Leg goed uit waarvoor dat nummer bedoeld is. Tijdens het kamp kan je ouders op de hoogte houden via sociale media of met een blog, dat kiezen jullie zelf. Zorg vooral dat ouders weten wat ze mogen verwachten.

Tip! Komen ouders leden afzetten op de kampplaats of ophalen aan het heem? Vraag hen om mee te helpen met het vullen of leegmaken van de camion. Veel ouders vinden het fijn om betrokken te worden bij het kamp. En vele handen maken nu eenmaal licht werk. 

Last but not least, weet dat er nooit een juist antwoord is op deze twee dilemma’s. Maak vooral afspraken die voor jullie als leidingsploeg het beste aanvoelen en breng iedereen er goed van op de hoogte.