Dé belangrijkste factor bij de organisatie van een ledenstop: communicatie. Zorg dat iedereen goed en op tijd op de hoogte is van jullie beslissing, deadlines, inschrijvingsprocedure, enz.

Communiceer op tijd en duidelijk

Zorg dat je (potentiële) leden en omgeving op de hoogte zijn van de beslissing om een ledenstop in te voeren en waarom. Geef info over hoe jullie inschrijvingen verlopen.

• Communiceer via je website en Facebookpagina maar ook via flyers, briefjes, het gemeenteblad, lokale pers, enz. zodat je zeker iedereen mee hebt.
• Overweeg je om voor het eerst een ledenstop in te voeren komend werkjaar? Dan is april al een goed moment om de huidige ouders daarover te informeren.
• Heb je al even een ledenstop en heb je na de evaluatie beslist om die nog een jaar te behouden? Dan is juni een geschikt moment.

• Je kan op onze website een voorbeeldbrief dowloaden om over jullie ledenstop te communiceren. De blauwe tekst is aan te vullen met spcifieke info over jullie Chirogroep en werking.
• Ga je op huisbezoek bij de start van het werkjaar? Met een heleboel leden is dat een hele klus. Maak een goede spreiding en begin op tijd.
  • Huisbezoeken bij al je leden niet haalbaar? Een alternatief is om een info-avond te organiseren waarop je alle leden en hun ouders in één klap kan ontmoeten en informeren.
  • Let wel: dit vraagt meer effort van de ouders en je kan niet met iedereen even diepgaand in gesprek gaan.

Maak een communicatieplan!

Een communicatieplan is een handig schema waarin staat wat je wanneer, waar en aan wie wil laten weten. Er staat ook in wie de communicatie opvolgt, wanneer er deadlines zijn, enz. Zo verliezen jullie zeker niets uit het oog en zijn alle betrokkenen op de hoogte. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe Chiro Rumbeke communiceerde over hun ledenstop.