Onkostennota

Als vrijwilliger van een nationale vrijwilligersploeg krijg je gemaakte onkosten terugbetaald. Hiervoor bestaat een standaard onkostennota. 

• Voeg de bewijsstukken (rekeningen, treinticketten, enz.) en de kostennota samen in een pdf bestand en bezorg deze aan de beroepskracht van je ploeg. Die kijkt alles nog eens na en bezorgt het dan aan de boekhouding. Zonder bewijs, geen terugbetaling! (Tip: maak na elke aankoop meteen een foto van je rekening)
• Hieronder lees je welke kosten er worden terugbetaald en welk budget je voor bepaalde activiteiten hebt. 
• Bezorg je kostennota ten laatste 2 maanden na de gemaakte kosten aan je beroepskracht. 

Verzekering

• Alle kaderploegen (leden van commissies, diensten, werkgroepen, enz.) krijgen bij hun aansluiting naast een verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid, ongevallen en rechtsbijstand, ook een verzekering ‘overlijden en invaliditeit’.
• Het is mogelijk om individueel een gratis bijkomende verzekering te nemen voor loonverlies (die is enkel relevant als je nu een loon krijgt!).  Verzamel de namen van mensen in je commissie die deze verzekering willen en geef ze door bij de aansluiting.

Gewesten

Gewesten regelen hun eigen financiën. Zij hebben zelf een rekening en houden een kasboek bij. Ze kunnen bij Chirojeugd Vlaanderen subsidies aanvragen. Hiervoor moeten ze een aanvraagformulier invullen en samen met hun financieel verslag aan de verbondsberoepskracht bezorgen. Voor meer info kan je zeker ook bij die beroepskracht terecht. 

Verbonden

Verbonden krijgen van de Chiro werkingsgeld (aka een schijf) om hun verbondswerking mee te financieren. Kosten die verbonden op hun schijf maken: 

• Werking
• Activiteiten
• Eten
• Vervoerskosten

Verbonden houden zelf een kasverslag bij. Als ze een schijf willen aanvragen kan dit via de verbondsberoepskracht. Die bekijkt de aanvraag en het kasverslag en bezorgt dit aan de boekhouding na goedkeuring. 

Kadervorming en evenementen

De financiën van cursussen en evenementen verloopt via de Chiro (nationaal) en moet dus niet van een verbondsschijf betaald worden. 

Vorming

Onder vorming verstaan we Accu, Haka, Kick en niet-geattesteerde cursussen (Boost, HI, ...)

Een cursusploeg maakt voor hun cursus een begroting op. De template hiervoor wordt aangeleverd door de Beheersgroep Chiro. Gemaakte kosten moeten passen binnen die begroting en dien je via een nationale kostennota in bij de beroepskracht die de cursus ondersteunt. 

Evenementen

Onder nationale evenementen verstaan we Ambriage, Aspitrant en Krinkel. 

Een ploeg maakt voor hun evenement een begroting op. De template hiervoor wordt aangeleverd door de Beheersgroep Chiro. Gemaakte kosten moeten passen binnen die begroting en dien je via een nationale kostennota in bij de beroepskracht die de cursus ondersteunt. 

Nationale ploegen

(= ondersteunende ploegen, themaploegen, ploegen van het coördinerend orgaan)

het budget voor nationale ploegen wordt gesplitst tussen een basisbudget en een themabudget. Verbonden, gewesten, cursussen en evenementen staan hier buiten. 

Het basisbudget wordt gebruikt voor de algemene werking van de ploeg en hangt af van de hoeveelheid vrijwilligers en beroepskrachten in de ploeg. Hiermee betaal je: 

• Het eten en vervoer voor tien vergaderingen
• Eén ontspannende activiteit
• Afscheidscadeaus voor vrijwilligers die stoppen 
• Werkingsbudget vb. knutselmateriaal, communicatie, etc...
• Vorming van de ploeg
• Kleine projecten met een klein budget 
• Kilometers, materiaal, etc. om een workshop te geven 

Daarnaast hebben ze recht op een themabudget. Dit is een budget dat je aanvraagt voor grotere projecten die je niet met je basisbudget kan uitvoeren. Hieronder vallen geen evenementen of cursussen. 

Een voorbeeld: de ploeg kaderwerking organiseert het gewestcongres. Hiervoor vragen ze een extra budget voor: 

• Voeding en kilometers aangezien ze extra vergaderingen moeten inlassen 
• Vorming aangezien ze zelf willen bijleren over vrijwilligersbeleid 
• Materiaal voor de dag zelf 
• ... 

Meer informatie over dit systeem vind je op de kaderdrive. 

Vorming voor vrijwilligers

De Chiro stimuleert nationale vrijwilligers om zich via externe vorming te verdiepen in hun
thema. De Chiro betaalt daar – na goedkeuring en na bijdrage van de gemeente – een deel van terug. Wat je niet van de gemeente krijgt, kan de deelnemer terugkrijgen van de Chiro, op de volgende manier.

• Voor een cursus die maximaal 100 euro kost: het nut voor de beweging wordt bepaald door de eigen ploeg, de Chiro betaalt het hele bedrag terug. Het besluit tot het volgen van de cursus staat vermeld in de notulen van de commissie.
• Voor een cursus van meer dan 100 euro: het nut voor de beweging wordt bepaald door de voorzitters, de Chiro betaalt maximaal 250 euro terug.
• Nationale ploegen kunnen voor hun ploeg externe workshops voorzien, de Chiro betaalt daarvoor maximaal 250 euro per ploeg per werkjaar. De workshop moet vermeld worden in de notulen van de commissie.
• Die bedragen worden iedere keer dat een bedrag volgens de index 10 euro hoger zou moeten liggen, 10 euro geïndexeerd, we behouden ronde getallen. 

Meer info?

Meer informatie over kostennota's vind je op de kaderdrive.