Bye bye Gap, hello Twizzit!

Bye bye Gap, hello Twizzit!

Een nieuw ledensysteem

We hebben groot nieuws voor jullie! Zoals we vorig jaar al aankondigden bij de verhoging van de aansluitingskost, investeren we volop in de ondersteuning van jullie Chirogroep. Een van die grote stappen: we nemen vanaf september afscheid van het GAP.

Maak kennis met Twizzit!

In het werkjaar 2025-2026 zijn alle Chirogroepen overgestapt naar Twizzit voor hun ledenadministratie. In het begin focussen we op de kernfunctie: leden inschrijven en onderverdelen in de juiste afdelingen. Maar daarna breiden we stelselmatig uit met handige extra’s om jullie werking nog beter te ondersteunen.

Webinars

 

GAP 'sloot' op 18/08/2025

Sinds 18 augustus kun je niemand meer inschrijven in GAP. Tussen 18 en 26 augustus hebben we alle gegevens overgezet. Sinds 27 augustus is het Twizzit-platform online. Je kan de komende maanden GAP wel nog raadplegen om ongevalsaangiften te doen, om zaken op te zoeken, om je kampadministratie af te ronden in functie van de fiscaal attesten kinderopvang, en om je extra contacten te exporteren naar Twizzit.

FAQ

Vragen?

Heb je vragen over de overschakeling naar Twizzit? Bekijk dan zeker de webinars. Je kan ook altijd al contact met ons opnemen via info@chiro.be. We verzamelen momenteel al jullie vragen en plaatsen hier een overzicht van de veelgestelde vragen.

Gebruik je naast GAP ook Stamhoofd of Ordolio?

Twizzit is volledig gratis voor alle Chirogroepen en op maat van al jullie noden. Als jullie momenteel naast het GAP ook gebruikmaken van bijvoorbeeld Stamhoofd of Ordolio, dan moet je nog niet meteen je abonnement opzeggen. 

We rollen stap voor stap handige functies voor jullie Chirogroep uit, maar in de beginfase zal je alleen nog maar zelf je leden kunnen inschrijven en onderverdelen in afdelingen. Het komende werkjaar kan je dus best nog Stamhoofd of Ordolio blijven gebruiken.

Is Twizzit ook voor gewesten, verbonden en andere kaderploegen?

De beroepskrachten van de kaderploegen zullen jullie op de hoogte brengen over hoe jullie aansluiting moet gebeuren. Het is voorlopig niet nodig om de webinars te bekijken, aangezien die op maat zijn van lokale Chirogroepen. Voor kaderploegen zit het anders in elkaar.

Werden al onze gegevens automatisch overgezet naar Twizzit?

Alle leden, leiding, VB's,.. uit het werkjaar '24-'25 werden overgezet naar jullie Twizzit-omgeving. Van andere contacten kunnen wij niet inschatten of jullie ze willen meenemen, dus dat zal je zelf nog moeten doen. Je kunt die exporteren uit GAP en importeren in Twizzit. 

Opgelet: Twizzit heeft maar plaats voor één adres en drie mailadressen. Bij sommige leden geeft dat moeilijkheden, bijvoorbeeld bij gescheiden ouders. Alles kan opgelost worden, maar ook daarvoor blijft GAP dus nog een tijdje actief, zodat je dergelijke zaken kan controleren.

Historiek: Leden, leiding, VB's,... uit vorige werkjaren worden bewaard door het nationaal secretariaat. Als je als Chirogroep ledenlijsten uit het verleden nodig hebt, kan je dat eenvoudig aanvragen bij het nationaal secretariaat. 

Inloggen, admin worden en andere gebruikersrechten

Bij de grote verhuis van de gegevens hebben we jullie laatst gekende GAP-verantwoordelijke admin gemaakt. Neemt iemand die taak over en was je te laat om dat aan te passen in GAP? Zodra er een admin ingelogd is, kan het nationaal secretariaat daar niets meer aan aanpassen. Dat zit dus volledig bij de groepen.

Extra admins toevoegen kan via Beheer > Instellingen > Admins. Je kan max. 6 admins toevoegen.

Om je medeleiding toegang te geven, maak je toegangsrollen. Dat zit onder Beheer > Toegangsbeheer. Per rol kun je aanvinken wat die personen mogen doen. Zo kun je bijvoorbeeld onderscheid maken tussen mensen die alles mogen bewerken en mensen die alleen gegevens mogen bekijken. Rollen toekennen gebeurt via Beheer > CRM. Klik op de contactfiche van een persoon bovenaan op 'Gelinkt aan', en vervolgens op de link 'Voeg toe aan groep'.

Logins toekennen doe je ook op de persoonlijke fiche: klik daarvoor bovenaan op 'Login' en vervolgens op de knop 'Contact uitnodigen voor Twizzit'.

Hoe moet je Dubbelpunt aanvragen?

Je moet Dubbelpunt niet meer zelf aanvragen: iedereen die leiding is, krijgt automatisch een abonnement. Je kunt wel nog kiezen tussen papier en digitaal.

Hoe verlopen ongevalsaangiften in Twizzit?

IC Verzekeringen is hun website aan het aanpassen. Tot januari moet je dus nog via GAP naar hun website gaan om een ongeval aan te geven. Dat is voorlopig dus nog hetzelfde als de voorbije jaren.

Kun je tot meer dan één groep toegang krijgen?

Ja, dat kan. Iemand een login geven, kan op twee manieren:

  • Voeg die persoon toe als admin (Beheren > Instellingen > Admins)
  • Voor 'gewone' toegang: klik op de persoonlijke fiche van die persoon bovenaan op 'Login' en vervolgens op de knop 'Contact uitnodigen voor Twizzit'

Die persoon krijgt een mail met een uitnodiging. Om te kunnen wisselen, moet je je account nog koppelen. Klik op je profielfoto links bovenaan, klik op de knop om accounts te koppelen en volg de verdere instructies. Het kan zijn dat je dan eerst eens moet uitloggen en weer inloggen voor je de verandering ziet.

Hoe pas je de Chiroleeftijd aan? (juiste berekende afdeling/te jonge leden)

Net als in GAP kun je iemands 'Chiroleeftijd' aanpassen. Dat is bijvoorbeeld nodig als je kinderen van het eerste leerjaar wilt inschrijven die nog geen zes jaar zijn. Zet dan de Chiroleeftijd op +1.

Opgelet: je kunt wel een kleuterafdeling maken in Twizzit en daar ook kinderen in stoppen, maar je kunt via Chirojeugd Vlaanderen geen kleuters verzekeren

Hoe kunnen we bijhouden wie het lidgeld al betaald heeft?

Daarvoor kun je zelf een extra veld toevoegen, via Beheren > Instellingen > Extra velden.

Je kunt dat veld voor meerdere personen tegelijk aanpassen. Selecteer in een overzicht meerdere mensen. Dan verschijnt de Acties-knop, en daar kun je kiezen voor 'Bewerk extra veld waarden'.

Hou er rekening mee dat je volgend werkjaar opnieuw moet beginnen. Kies je voor vinkjes, denk er dan aan dat je ze allemaal op uitgevinkt zet. Een andere mogelijkheid is een datumveld gebruiken. Dat is iets meer werk om in te vullen, maar dan zie je wel altijd over welk werkjaar het gaat.

Hoe kan ik zien wie er al ingeschreven/aangesloten is?

Je kunt leden en leiding in afdelingen stoppen, maar de aansluiting is pas in orde als ze ook een lidmaatschap hebben.

Opgelet bij de oudste leden die leiding worden: zorg dat ze het juiste type lidmaatschap krijgen! Let er ook op dat je geen soorten lidmaatschap combineert, want elk lidmaatschap wordt gefactureerd.

Wat moet je doen als iemand in twee groepen ingeschreven is?

Sommige leden zijn in twee groepen ingeschreven. Kinderen die verhuizen, worden in de loop van het jaar soms lid van een andere Chirogroep. En jongensleiding moet soms aan de gegevens van de meisjesgroep kunnen en omgekeerd. Wat gebeurt er als je in twee groepen een lidmaatschap krijgt?

In principe word je maar één keer gefactureerd. De nieuwe groep van het verhuizend kind zal dus niet moeten betalen voor het lidmaatschap dat zij aanvragen. Wat dat betekent voor het lidgeld dat het kind moet betalen, regel je in je leidingsploeg en in overleg met de ouders.

Hoe kunnen we een tweede adres toevoegen?

Als je meer dan één adres wil bijhouden, moet je een extra veld toevoegen: Beheren > Instellingen > Extra velden.

Hou er dan wel rekening mee als je lijsten exporteert, dat je ook dat extra veld moet aanvinken.

Hoe verloopt het proces voor de fiscaal attesten kinderopvang van 2025?

Vanaf 2026 kan dat normaal gezien via Twizzit. Voor 2025 werken we nog op dezelfde manier als vorig jaar: ofwel regel je dat zelf (inclusief online aangifte!), ofwel laat je het nationaal secretariaat alles in orde brengen. Werk je via het nationaal secretariaat, bezorg ons dan tegen januari het volledig ingevuld Excel-sjabloon. De volledige handleiding en dat sjabloon vind je in GAP: tabblad Groep > Fiscaal attesten. Maak onderaan je keuze om de juiste handleiding te zien. 

Hoe moet je de extra verzekering loonverlies aanvragen?

Je kunt dat aanvinken op het moment dat je een lidmaatschap aanvraagt. 

Kadervrijwilligers (gewest/verbond/nationale ploeg) moeten die verzekering niet aanvragen, die is standaard inbegrepen.

Hoe kunnen we onze VB inschrijven?

In GAP was 'VB' een functie, in Twizzit is het een apart soort lidmaatschap. Als je een lidmaatschap aanvraagt, kun je dus kiezen voor 'Lid', 'Leiding' of 'VB/proost'. 

Opgelet: het is mogelijk om iemand als leiding én als VB aan te sluiten, maar dan betaal je ook twee keer. Kijk dat dus goed na.

Hoe moeten we onze kookploeg/vzw-leden/enz. inschrijven?

Voor tijdelijke vrijwilligers moet je geen lidmaatschap aanvragen. Dat is al jaren zo, maar in sommige groepen is het blijkbaar een hardnekkig misverstand dat dat toch moet.

Zoals je voor je leden afdeling maakt, kun je voor dergelijke ploegen een werkgroep aanmaken. Dat kan via Beheren > Beheer afdelingen. Maak bijvoorbeeld een werkgroep voor je kookploeg zodat je hun gegevens netjes bij elkaar hebt. Let wel: dat is niet verplicht. Je kookploeg of de helpers op jullie eetfestijn zijn sowieso verzekerd, zelfs als ze helemaal niet in Twizzit staan. Zie https://chiro.be/verzekeringen.

Wordt er nog rekening gehouden met een instapperiode?

Ja, we houden daar nog rekening mee. Net als in GAP duurt het (minstens) drie weken voor een lidmaatschap effectief gefactureerd wordt. Alleen zit er in Twizzit geen handig overzichtje van wie nog in die instapperiode zit, en we kunnen jullie ook geen mail meer sturen als het tijd wordt om dat na te kijken. 

Moet je een VB of proost ook (nog) als leiding inschrijven?

Nee, het is voldoende dat je een lidmaatschap aanvraagt als 'VB/proost'. Opgelet: vraag je de twee aan, dan betaal je ze ook alle twee.

Wat moet er gebeuren met aspi's die leiding worden?

Als je in een lijstje meerdere mensen aanvinkt en je kiest voor 'Kopieer/vernieuw lidmaatschappen', dan vraag je automatisch voor iedereen hetzelfde type aan als ze al hadden. Bij de oudste leden die leiding worden, is dat dus fout. Je kunt het type van zo'n lidmaatschap achteraf niet meer wijzigen. Foutje gemaakt? Beëindig het foute lidmaatschap en vraag een juist aan. Controleer dat op tijd (= binnen de drie weken), anders betaal je misschien dubbel voor hen.

Hoe kan ik mijn eigen gegevens bewerken?

Als je een login hebt voor Twizzit heb je links bovenaan twee knoppen: 'Mijn Twizzit' en 'Beheren'. Klik je op 'Mijn Twizzit', dan heb je in de linkerkolom 'Contact details' staan. Daar kun je die info ook bijwerken. Tip voor leiding: kijk zeker de telefoonnummers eens na, want van de meeste weet het nationaal secretariaat niet of het van jou of van een van je ouders (of nog iemand anders) is. Staat er geen tekst bij het gsm-nr? Klik dan op het pijltje ernaast om de gegevens aan te passen en kijk na of je bij 'type' iets vindt dat van toepassing is.