Corona made us do it: vergaderen via de laptop. Enkele tips om te wennen aan deze tijdelijke nieuwe realiteit.

Zorg dat iedereen goed verstaanbaar en zichtbaar is

Start je vergadering niet voor je zeker bent dat iedereen een goed wifisignaal heeft. Haperen is pijnlijk. En lastig.

Enkele dingen om rekening mee te houden:

• Houd oortjes of een headset bij de hand. Zo versta je alles beter.
• Zet enkel je microfoon aan als je iets wil zeggen. Zo blijven storende achtergrondgeluiden uit.
• Maak een aparte chat met de moderator om dingen die je niet goed hebt begrepen of opmerkingen door te geven. Zo kan de moderator dit makkelijk in goede banen leiden.
• Doe niet aan multitasking tijdens de online vergadering. Het is verleidelijk om je Facebook even te openen of je mail te checken, maar doe dit niet.

Duid een moderator aan

Da's niet alleen een chic woord, het is ook belangrijk. Er kan bijvoorbeeld iemand de agendapunten voorlezen en iemand anders geeft aan wanneer mensen aan het woord komen. Zo vermijd je dat iedereen tegelijkertijd praat. Daar versta je toch niets van.

Enkele tips voor de moderator

• Jij leidt de vergadering in goede banen. 
• Spreek een teken af voor als er iemand aan het woord wil komen: wuiven, dabben of een dansje doen.
• Als iemand begint te praten, laat die persoon dan uitspreken. Begin niet door elkaar te reageren. Noteer als moderator desnoods een volgorde om te reageren als veel mensen een reactie willen geven.
• Als moderator vat je samen. Online is dat erg belangrijk. Let op je vraagstelling: “Wie vindt dat een goed idee?” en niet “Wat vinden jullie ervan?”. Zo kan iedereen zonder te spreken hun mening duidelijk maken.
• Als het even awkward stil blijft, spreek dan mensen aan om te reageren. Zorg dat iedereen eens aan het woord komt.

Sfeer!

Vergader niet enkel, doe ook leuke, ontspannende dingen samen. Koppel aan elke vergadering minstens een klein sfeermomentje, bv met een opener. Of vervang de vergadering eens door een digitale teambuildingsactiviteit.

• Quaranteam, een bundel vol inspiratie van Pimento.

• Iedereen moet een vreemd voorwerp in beeld brengen tijdens de vergadering. Op het einde moet je raden bij wie welk voorwerp in beeld kwam.

• Wie is het? via Zoom. Je moet raden wie er naast je zit op het scherm van de spelleid(st)er.

• Stel je huisdier voor (wanneer je dat niet hebt is je broer/zus/mama/papa

• Wissel het vergaderen achter het scherm af met actieve momentjes. Laat de deelnemers op zoek gaan naar:

  • het vreemdste voorwerp in huis

  • het lekkerste eten of drinken in huis

  • een voorwerp dat hen typeert

  • ...

Methodieken

Oh ja, zelfs digitaal kan dat handig zijn: gebruik eens een methodiek om iets te bespreken. Vergaderen loopt digitaal vaak wat stroever en passiever, tijd om er wat pit in te brengen dus. Soms helpt het al gewoon om in kleinere groepjes te vergaderen, of je kan bestaande methodieken omvormen naar een digitale variant. Er zijn ook heel wat digitale 'tools' om je vergadering, brainstorm, discussie,... up te graden.

Handige digitale tools