Hoe kun je mooi afronden als mensen hun engagement stoppen? We vroegen het aan enkele vrijwilligers. Hier onze bevindingen met tips en inspiratie!

Suggesties van vrijwilligers die stoppen

• Iets samen met de ploeg doen, verbindend, als afsluiter.
• Het is het fijnste als dat vanuit de ploeg zelf komt (dus rol van de beroepskracht om de ploeg daar wat in te stimuleren?)
• Persoonlijk werkt! Iets wat oprecht en persoonlijk is, iets wat bij hen past. (Niets ‘standaard’.)
• Je gewaardeerd voelen voor wat je gedaan hebt, is belangrijk.
• Hoeft niet in de eerste plaats materieel te zijn, maar ze vinden het ergens toch ook wel een beetje leuk om iets te krijgen. Zolang dat persoonlijk en oprecht is.

Cadeautjesssss!

• Wist je dat je 25 euro per persoon ‘mag’ spenderen aan een afscheidscadeau? Voor nationale ploegen kan dat via de kostennota, voor verbonden en gewesten komt dat uit hun eigen begroting.
• Dat afscheidscadeau is liefst ... persoonlijk, oprecht, verbindend!

Exitgesprek

Wat is het exitgesprek?

Geen formeel gesprek, bij voorkeur met de insteek ‘nog eens samen op café gaan’. Doe dat vooral in je eigen stijl.

Doel?

In de eerste plaats aandacht geven aan het feit dat iemand met zijn of haar engagement stopt. Opdat vrijwilligers niet zomaar ‘verdwijnen zonder boe of ba’.

• Stilstaan bij hoe die vrijwilliger zijn of haar engagement heeft ervaren
• Die vrijwilliger waarderen!
• Ruimte laten voor wat die eventueel nog kwijt wil over het afgelopen engagement (of eventueel toekomstig engagement?)
• Ruimte laten voor wat jij misschien nog wil meegeven

Wanneer doe je zo’n exitgesprek?

Na de laatste vergadering of activiteit waar die persoon aan deelnam, maar niet vlak erna. Zodat die er wel al echt uit is, maar nog niet te ver weg. Vraag bijvoorbeeld de maand erna om eens samen te zitten. Best geen jaar mee wachten.

Hoe?

Dat kan een gewoon gesprek zijn, maar je kan er ook een spelletje of zo van maken! Lijstje met inspiratie:

• Kaartjes (circle of death) waar dan vragen op staan
• Dobbelsteen (met vragen/cijfers die naar vragen verwijzen)
• Roulette met vragen
• Klaproos/happer/ding (dat gevouwen papieren ding dat je plooit en dan met je beide duimen en wijsvingers horizontaal en verticaal kan openen waardoor er afwisselend verschillende cijfers verschijnen; als je een cijfer open plooit, staat daar een vraag)
• Kaartje-blaas, er valt dan een bepaalde vraag open
• Pim-pam-pet met korte reflectievragen
• …

Welke vragen stel je?

Vooral dingen die voor jou goed aanvoelen om te vragen.

Een beetje inspiratie:

• Hoe is de afgelopen tijd bij het kader voor jou geweest?
• Wat weet je nu dat je graag in het begin had geweten?
• Mocht je vandaag opnieuw starten aan een kaderengagement, wat zou je dan anders doen?
• Favoriete anekdote?
• Waar heb je je het meest van al geamuseerd?
• Zijn er dingen die stroef verlopen zijn, die wij kunnen meenemen om met de ploeg verder aan te werken (zonder dat letterlijk tegen de ploeg te zeggen)?
• Hoe ben je zelf veranderd of geëvolueerd in de loop van je engagement?
• Wat zal je het meest missen?
• Waar heb je jezelf overtroffen?
• Wat zal een verademing zijn?
• Wat was je favoriete moment van die jaren? Wat maakte dat dat moment je zo zal bijblijven? Wat heeft daartoe bijgedragen? Wie heeft daar mee voor gezorgd?
• Op welke manier heb jij je talenten kunnen inzetten in je ploeg of in je taak als vrijwilliger? Zijn er talenten die je ontdekt hebt door in de Chiro vrijwilliger te zijn? Hoe heb je dat ontdekt?
• Ben je tevreden over je ‘traject’ bij de Chiro?
• Wat had je misschien anders willen doen?
• Hoe heb je het ervaren om deel te zijn van de ploeg?
• Zijn er andere ploegen waar je bij had willen aansluiten? Waarom heb je dat wel of niet gedaan?
• Welke momenten vond je minder fijn als vrijwilliger? Wat kon ervoor zorgen dat die momenten beter waren uitgedraaid?
• Hoe heb je de ondersteuning van ‘nationaal’ ervaren? (Andere coredi’s, beroepskrachten, de Agenda, de praktische omkadering, …) Wat heb je gemist in die ondersteuning? Wat doen we al goed?
• Wat neem je mee uit je engagement bij de Chiro? Waar had je misschien meer uit kunnen halen?

Kies eventueel enkele vragen die je interessant vindt, maar belangrijk: dit is geen interview of zo, wel een babbel over engagement.

FAQ

Hoe scoor ik extra sympathiepunten bij dat exitgesprek?
Trakteer die persoon! Je kan daar eventueel wat ploeg- of verbondsbudget voor voorzien?

Wat als mensen geen behoefte hebben aan zo’n exitgesprek?
Zo’n gesprek is natuurlijk geen verplichting, maar wel iets wat je op z’n minst kan aanbieden. Je hoeft dat zeker ook niet te introduceren als ‘we gaan een exitgesprek doen’, maar eerder als ‘we gaan nog eens op café’.

Zijn dat dan één-op-één-gesprekjes of met alle stoppers van de ploeg tegelijk?
Kan allebei. In een groepje is misschien wat laagdrempeliger om erover te praten. Maar met te veel is niet ideaal, want je wil voldoende ruimte kunnen geven. Je schat het beste in van ploeg tot ploeg of van persoon tot persoon waar zij ‘nood’ aan zouden hebben.

Moet de beroepskracht altijd het exitgesprek doen?
Nee, vrijwilligers kunnen dat ook, als ze dat graag willen. Het is wel belangrijk dat er een veilige sfeer is.

Doe je met iedereen een afscheidsgesprek?
Ja, als ze dat willen, ongeacht hoe lang of kort hun engagement. Zelfs als ze niet lang deel geweest zijn van de ploeg en dus snel gestopt zijn (dan is dat juist zéker nuttig, kan je veel uit leren!).

Wat met vrijwilligers die op een negatieve manier stoppen, bv. door conflict?
Iedereen heeft recht op zo’n exitgesprek, dus bied het sowieso aan (als zo’n gesprek er nog niet geweest is, natuurlijk). Ga in dat exitgesprek niet te diep in op het conflict zelf en trek het los van eerdere gebeurtenissen of gevoelens tegenover bepaalde mensen. Ook die personen verdienen waardering (dus ook eventueel een cadeautje, een afscheidsmoment, enz.). Het is natuurlijk ook afhankelijk van de specifieke situatie en de noden van die persoon. Ziet die persoon dat zelf zitten om te doen? (Of jij als beroepskracht/vrijwilliger?) Of moet er eerst wat tijd over gaan en doen we dat gesprek het beste later?