Willen jullie graag een fuif organiseren met jullie Chirogroep of een afdeling maar weten jullie niet goed waar te beginnen? Hebben jullie al eens een fuif georganiseerd, maar hebben jullie het gevoel dat jullie wat hulp kunnen gebruiken? Voor beide zijn jullie hier aan het juiste adres! Met deze handige checklist helpen we jullie een heel eind op weg. 

Door Désirée

Het prille begin

Brainstorm
Zit met de leiding of afdeling samen. Droom, plan en verdeel de taken. Zet bij elke taak een of twee namen en een deadline tegen wanneer de taak in orde moet zijn. Deze pagina’s kunnen een handige leidraad zijn voor de allereerste vergadering.

Prik een datum

Prik een datum die minstens zes maanden in de toekomst ligt. Ga indien mogelijk na of jullie fuif niet samenvalt met die van naburige jeugdbewegingsgroepen of met iets anders belangrijks in de gemeente.

Stel een begroting op

Kijk eens op de bankrekening van jullie Chirogroep, informeer bij de jeugddienst voor subsidies en ga op zoek naar sponsors. Maak een plan hoeveel geld er voor elk onderdeel van de fuif nodig is (locatie, bands/dj’s, eten en drinken, enz.) en hoeveel jullie denken te kunnen verdienen (inkom, prijs van eten en drinken, enz.).

Aan de slag

Zoek een locatie

Een mogelijke locatie is jullie Chirolokaal, een tent, het jeugdhuis of een privézaal.

Voor een eerste fuif is het misschien een beter idee om als locatie het jeugdhuis of een zaaltje te huren. Die hebben vaak al een bepaalde infrastructuur (toog, koelkasten, tapkast, muziekinstallatie, enz.) en zijn in orde met de brandveiligheid voor evenementen. Verder heb je in een jeugdhuis geen vergunning nodig van het gemeentebestuur of een uitzondering op de geluidsnorm (wat je allebei wel moet hebben voor een tentfuif).

Sluit een huurcontract af 

Lees het huurcontract goed na. Hebben jullie extra verzekeringen nodig? Of is alles gedekt? 

Regel bands en/of dj’s

Informeer bij bands en dj’s of ze vrij zijn om op jullie fuif te spelen. Vraag wat hun tarief is en wat ze verder nog nodig hebben. Vergeet zeker niet te informeren bij vrienden of lokaal talent. 

FYI: Netsky is als dj begonnen in zijn jeugdhuis in Edegem!

Check of je Sabam moet betalen voor jullie event

In de meeste gevallen moet je als organisator Sabam betalen. Voorkom een boete achteraf en breng alles enkele weken vóór jullie fuif in orde.

Licht en geluid

Als dat niet aanwezig is in de zaal is het nu het moment om licht en geluid te huren voor jullie event.

Promo

Ga zelf aan de slag in InDesign of Canva of zoek een grafisch designer. Het is namelijk tijd om posters, flyers, promomateriaal voor op sociale media enz. te maken. Zorg dat er op de posters een locatie staat, een datum, een startuur en de naam van je evenement. Vergeet ook niet onderaan de verantwoordelijk uitgever te vermelden op al het promomateriaal, en op de flyers moet de boodschap ‘Niet op de openbare weg gooien’ staan.

Begin ten laatste twee maanden voor jullie event promo te voeren. Plak posters, deel flyers uit of niet ze aan fietssturen, deel het event op sociale media enz. 
 

Wanneer de spanning stijgt

Informeer naar de regels in jullie gemeente 

Sommige gemeenten hebben regels over security, een sluitingsuur enz. Informeer jullie goed en breng alles in orde.

Koop bandjes aan

Met bandjes kan je controleren wie inkom betaalde en wie -16, +16 en +18 is. Dat laatste is belangrijk om te weten aan wie je alcohol mag schenken en aan wie niet. Je mag geen alcohol schenken aan -16-jarigen en geen sterkedrank aan -18-jarigen. Je mag trouwens ook geen alcohol schenken aan dronken personen. 

Tip: zet met alcoholstift een ‘Z’ op het bandje van iemand die te veel gedronken heeft. Dat voorkomt discussies en twijfels aan de bar.

Koop drinken en eventueel eten aan

Informeer zeker bij de locatie of zij een vaste brouwer hebben en of je bij hen een bestelling kan plaatsen. Soms ben je ook verplicht drank bij de locatie aan te kopen voor een bepaalde prijs of hebben ze een percent per verkocht drankje.

Voorzie bonnetjes voor eten en drinken

En zorg dat ze niet te makkelijk na te maken zijn. Soms kan je jetons lenen bij de jeugddienst.

Maak een shiftenlijst en duid verantwoordelijken aan

Wie staat wanneer achter de bar? Wie hakt knopen door bij problemen? 

Stel een lijst met belangrijke telefoonnummers op 

Geef ook de contactgegevens van de verantwoordelijke(n) door aan de politie, brandweer en gemeente. Je weet nooit wanneer het nodig is, maar beter voorzien en niet nodig dan niet voorzien en wel nodig.

Stel een noodplan op en voorzie EHBO

Wat als iemand al onder invloed op jullie fuif aankomt? Wat als er iemand drugs begint te dealen? Wat als er een gevecht uitbreekt? Bespreek die gevallen en bepaal hoe jullie zullen reageren in dergelijke situaties.

Voorzie voldoende wisselgeld en digitaal betalen

Denk hierbij na over jullie prijzen: als een drankkaart negen euro kost, zullen veel mensen met een briefje van tien of twintig betalen en heb je veel stukken van een euro nodig in je kassa. Ook bij een betaalde vestiaire voorzie je best genoeg kleingeld.

Digitaal betalen kan met een Bancontacttoestel of Payconiq. Voor Payconiq kun je een QR-code aanvragen.

Maak afspraken en zorg dat iedereen op de hoogte is

• Waar wordt het geld bewaard? (Bewaar niet alles in hetzelfde kistje waar iedereen bij kan. Als ze de kas stelen, zijn jullie alles kwijt.)
• Welke kleur van bandje geeft welke leeftijd aan?
• Hoe laat worden vrijwilligers verwacht?
• Mogen de vrijwilligers alcohol drinken?
• Moeten vrijwilligers betalen?
• Wie is de persoon die ingeschakeld wordt bij problemen? Wat zijn de afspraken daarover?
• Wat is het einduur van de fuif?
• ...

Afspraken met bands/dj’s

Hadden de bandleden bepaalde eisen of bepaald materiaal nodig? Is dat in orde?

Feesten maar!

 

Achteraf

Ruim op en maak schoon

Spreekt voor zich, denken we. 

Materiaal terugbrengen

Breng geleend materiaal terug naar de afgesproken locatie.

Facturen betalen

Voorkom een toeslag en betaal je facturen op tijd!

Eindevaluatie met financieel verslag

Plan ten laatste twee weken na je event een evaluatiemeeting en zorg dat het financieel verslag dan voorhanden is om winst/verlies te bespreken.

Vrijwilligers bedanken

Er hebben veel mensen de handen uit de mouwen gestoken voor jullie fuif (waaronder jullie eigen leiding). Vergeet niet die mensen welgemeend te bedanken!

 

Hopelijk was jullie fuif een succes! Stuur het resultaat gerust door naar Dubbelpunt!

Meer tips nodig? Kijk op ikorganiseer.be.