Aansluitingen
Aansluitingen
Alle aansluitingen bij Chirojeugd Vlaanderen gebeuren via Twizzit.
Om toegang te krijgen tot de Twizzit-omgeving van jouw Chirogroep vraag je aan de (vorige) Twizzit-verantwoordelijke om jou de juiste rechten te geven. Lukt dat niet? Neem dan contact op met het nationaal secretariaat via info@chiro.be. We helpen je graag verder.
Waarom moet je leden, leiding, vb en proost aansluiten?
Door iemand aan te sluiten bij Chirojeugd Vlaanderen:
- is die persoon officieel lid van de grootste jeugdbeweging van Vlaanderen;
- is hij of zij verzekerd voor ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid;
- ontvangt de nationale koepel de juiste contactgegevens zodat belangrijke communicatie bij de juiste personen terechtkomt;
- ontvangt leiding het magazine Dubbelpunt;
- kunnen we correcte ledenstatistieken bijhouden.
Twizzit helpt je bovendien om persoonsgegevens veilig te beheren. Werk je daarnaast nog met Excel, Google Forms of andere systemen, dan ben je zelf verantwoordelijk om die gegevens correct te beveiligen en up-to-date te houden.
Stap 0: Tutorial
Stap 1: Schrijf eerst de leiding, vb's en proost in
Schrijf alle leiding, VB's en proost in vóór 15 september. Zo zijn ze vanaf het begin van het Chirojaar verzekerd en ontvangen ze meteen alle communicatie van Chirojeugd Vlaanderen.
Zo doe je dat
- Ga in de Twizzit-omgeving van jullie Chirogroep naar CRM > Contacten.
- Zoek de leiding, VB's en proost op.
- Zorg ervoor dat de leiding in de juiste afdeling(en) zit.
- Selecteer alle leiding die je wil aansluiten.
- Klik linksboven op Acties > Lidmaatschappen toevoegen.
- Kies het lidmaatschap Leiding en klik op Verzenden.
- Ga vervolgens naar het tabblad Lidmaatschappen Chirojeugd Vlaanderen om te controleren of alle leiding correct aangesloten is.
Herhaal dezelfde stappen voor de VB's en proost, maar kies daar het lidmaatschap VB/Proost.
Extra verzekering loonverlies
Werkt iemand van de leiding, VB's of proost al? Dan raden we aan om voor die persoon de extra verzekering loonverlies af te sluiten.
Je doet dat als volgt:
- Ga naar het tabblad Lidmaatschappen Chirojeugd Vlaanderen.
- Klik op de naam van de persoon.
- Open het lidmaatschap.
- Klik op Wijzigen.
- Vink de extra verzekering loonverlies aan en sla de wijzigingen op.
Stap 2: leden toevoegen aan afdelingen
Opgelet! Gebruiken jullie een inschrijvingsformulier in Twizzit waarbij ouders hun kinderen zelf inschrijven én heb je daarbij de optie ingeschakeld om hen automatisch aan te sluiten bij Chirojeugd Vlaanderen? Dan zijn een aantal van onderstaande stappen niet meer nodig.
Nieuwe leden toevoegen aan je Chirogroep
- Ga in de Twizzit-omgeving van jullie Chirogroep naar CRM > Contacten.
- Voeg nieuwe leden toe door rechtsonder op het groene plusje te klikken.
- Vul alle gegevens in en klik op Opslaan.
Voeg je veel leden tegelijk toe? Dan kan je ook gebruikmaken van een data-import.
Leden in de juiste afdeling plaatsen
Nadat de leden zijn toegevoegd:
- Selecteer alle contacten die je in een afdeling wil plaatsen.
- Klik op Acties.
- Kies Toevoegen aan afdeling.
- Selecteer de juiste afdeling en bevestig.
Belangrijk: Een lid toevoegen aan een afdeling is nog geen aansluiting bij Chirojeugd Vlaanderen. Dat gebeurt pas wanneer je in een volgende stap het juiste lidmaatschap aanvraagt.
Tip: Gebruik de filterfunctie in de contactenlijst om snel alle leden van een afdeling terug te vinden.
Maak twee voorwaarden aan op basis van de geboortedatum. Voor de ribbels (Chirojaar 2026-2027) stel je bijvoorbeeld in:
- Geboortedatum ≥: 01/01/2018
- Geboortedatum ≤: 31/12/2020
Zo krijg je alle contacten te zien die in 2018, 2019 of 2020 geboren zijn. Deze contacten kunnen vanaf september 2026 bij de ribbels behoren. Vink vervolgens alle contacten aan en voeg ze toe aan de afdeling binnen jullie Chirogroep.
Op dezelfde manier kan je voor elke afdeling een filter instellen op basis van de geboortejaren.
Stap 3: Leden aansluiten en verzekeren bij Chirojeugd Vlaanderen
vrvteyvetu
Stap 4: Aansluitingsfactuur
Na de instapperiode van drie weken ontvang je een factuur voor de aangevraagde lidmaatschappen. De eerste facturen mag je ten vroegste vanaf eind oktober verwachten en wordt verstuurd naar het e-mailadres van de financieel verantwoordelijke.
Sluit je later in het Chirojaar nog nieuwe leden aan? Dan ontvang je enkele weken na hun aansluiting een bijkomende factuur voor deze lidmaatschappen.
Foutje gemaakt?
Als je pas na de facturatie ontdekt dat er leden te veel aangesloten waren, dan kunnen we dat wel nog aanpassen maar dat vraagt telkens veel werk. Je krijgt dan wel een creditnota zodat je terugkrijgt wat je te veel betaalde, maar er wordt € 25 administratiekosten aangerekend.
Hoeveel kosten aansluitingen bij Chirojeugd Vlaanderen?
Het bedrag op de factuur bestaat uit:
- € 25 per persoon (lid, leiding, VB, proost) behalve wanneer die in aanmerking komt voor het sociaal tarief. In dat geval betaal je maar € 7,50. Meer over de aansluitingskost en het sociaal tarief lees je op chiro.be/verhoging-aansluitingskost.
- € 2,38 per persoon die extra verzekerd is voor loonverlies.
Mag je externe diensten gebruiken voor je ledenbeheer?
Er zijn een aantal websites die zichzelf voorstellen als 'ideale oplossingen' voor je ledenbeheer: Stamhoofd, Ordolio, ledenbeheer.be, enz. Er zijn ook heel wat groepen die Google Forms gebruiken of een formulier op hun eigen website. Dat mag, maar er zijn een aantal zaken waar je rekening mee moet houden:
- Geen enkele van die websites communiceert met Twizzit. Je moet dus nog altijd gegevens overtypen of knippen-en-plakken.
- Die externe diensten rekenen kosten aan voor online betalingen, voor abonnementen, enz.
- Bij Google Forms e.d.: beveilig de toegang tot de ingevulde gegevens goed, en zorg voor procedures en afspraken zodat je geen verouderde of foute gegevens blijft bijhouden (die van vorig werkjaar, bijvoorbeeld).
