Groepsadministratie

Alle aansluitingen gebeuren via Twizzit. Om toegang te krijgen tot het portaal van jouw Chirogroep vraag je aan de vorige Twizzit-verantwoordelijke om jou toe te voegen. Lukt dat niet? Neem dan contact op met het nationale secretariaat via info@chiro.be. We helpen je graag verder.

Waarom?

1. Om je aan te sluiten bij de grootste jeugdbeweging van Vlaanderen.
2. Voor de verzekering (ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid) voor leden, leiding, VB, proost.
3. Daarnaast houden we op het nationaal secretariaat alle namen en adressen bij van al wie met Chiro bezig is. Zo komt alle informatie die we aan jou willen doorgeven juist terecht. 
4. Ten slotte verzamelt de Chiro elk jaar een aantal statistieken. Om dat te kunnen, moeten we zelf ook goede gegevens hebben.

Als je (alleen maar) Twizzit gebruikt om de gegevens van je leden te beheren, ben je bovendien al redelijk goed in orde met de privacywetgeving. Sla je die info ook elders op (Excel-bestand, eigen website, Google Drive, enz.), dan ben jij ervoor verantwoordelijk dat ze op tijd bijgewerkt en aangevuld wordt, en dat ze niet zomaar te grabbel gegooid wordt. 

Wat en hoe?

Een groep aansluiten bestaat uit verschillende stappen:

1. Schrijf zeker al de leiding in voor 14 september.
2. Zorg dat de functies 'contactpersoon' en 'financieel verantwoordelijke' zeker al ingevuld zijn, zodat de post en de facturen al bij de juiste mensen terechtkomen.
3. Verbeter de gegevens van je leden waar nodig. 
4. Voeg nieuwe leden toe. Zet iedereen in de juiste afdelingen. Hebben ze betaald of ben je op een andere manier zeker dat ze het hele jaar lid blijven, vraag dan hun lidmaatschap aan. Het is pas op dat moment dat ze aangesloten worden bij Chirojeugd Vlaanderen. Toevoegen aan een afdeling is dus niet voldoende.
5. Geef aan wie een verzekeringen loonverlies nodig heeft (= leiding die al gaat werken) en geeft dat ook mee via het lidmatschap.
6. Na de instapperiode van drie weken stuurt Chirojeugd Vlaanderen je een factuur. Opgelet: je krijgt daar geen melding of waarschuwing voor, dus hou dat zelf in de gaten. Of wacht met inschrijven tot je zeker bent.
7. Komen er in de loop van het jaar nog kinderen bij, dan schrijf je hen ook nog op dezelfde manier in.

Foutje gemaakt? 

Als je pas na de facturatie ontdekt dat er leden te veel aangesloten waren, dan kunnen we dat wel nog aanpassen maar dat vraagt telkens veel werk. Je krijgt dan wel een creditnota zodat je terugkrijgt wat je te veel betaalde, maar er wordt € 25 administratiekosten aangerekend.

Hoeveel kosten aansluitingen bij Chirojeugd Vlaanderen?

Het bedrag op de factuur bestaat uit:

• € 25 per persoon (lid, leiding, VB, proost) behalve wanneer die in aanmerking komt voor het sociaal tarief. In dat geval betaal je maar € 7,50. Meer over de aansluitingskost en het sociaal tarief lees je op chiro.be/verhoging-aansluitingskost.
• € 2,38 per persoon die extra verzekerd is voor loonverlies.

Mag je externe diensten gebruiken voor je ledenbeheer?

Er zijn een aantal websites die zichzelf voorstellen als 'ideale oplossingen' voor je ledenbeheer: Stamhoofd, Ordolio, ledenbeheer.be, enz. Er zijn ook heel wat groepen die Google Forms gebruiken of een formulier op hun eigen website. Dat mag, maar er zijn een aantal zaken waar je rekening mee moet houden:

• Geen enkele van die websites communiceert met Twizzit. Je moet dus nog altijd gegevens overtypen of knippen-en-plakken.
• Die externe diensten rekenen kosten aan voor online betalingen, voor abonnementen, enz.
• Bij Google Forms e.d.: beveilig de toegang tot de ingevulde gegevens goed, en zorg voor procedures en afspraken zodat je geen verouderde of foute gegevens blijft bijhouden (die van vorig werkjaar, bijvoorbeeld).