Bij een Chirogroep runnen komen er veel belangrijke administratieve taken kijken. Chirojeugd Vlaanderen wil jou daarbij ondersteunen. We hebben daarom een een overzicht en kalender van administratieve zaken.

Wij kunnen natuurlijk maar een algemeen overzicht geven. Er zijn zonder twijfel nog heel wat projecten die je groep kan opstarten waar wij administratief nog niet aan gedacht hebben. Bovendien kan bv. jouw gemeente nog enkele administratieve eisen hebben die nergens anders nodig zijn. Het is dan ook belangrijk dat iemand van de leidingsploeg zich bezighoudt met de administratie.

We stellen daarom voor dat één iemand van de leidingploeg de documenten verzamelt en beheert in een groepsadministratiemap. We bieden je daarvoor schutbladen aan. Je kunt ze afdrukken en in plastieken mapjes in een ringmap stoppen. Je zult ze zelf moeten aanpassen aan je eigen situatie.

• Schutbladen in Word-formaat
• Schutbladen in pdf-formaat

We vinden het belangrijk dat de map bereikbaar is voor de hele leidingsploeg. Tegelijkertijd vind je het misschien geen goed idee om belangrijke papieren in het lokaal te bewaren. We stellen voor om dan een volledige kaft te maken die kopieën bevat van bepaalde belangrijke contracten, waarop je noteert waar de originele versies bewaard worden.

Jij hebt dit nu in handen, maar als het systeem goed werkt, zouden ook je opvolgers er gebruik van moeten kunnen maken. Denk eraan om de map nauwgezet bij te houden en goed door te geven aan je opvolgers.