Bivakaangifte: 3 stappen

Voordat je op bivak kan vertrekken, moet je voor 1 februari je bivakaangifte doen. Om in orde te zijn, moet je drie dingen doen:

• Je kamp registreren
• Het adres toevoegen
• De verantwoordelijke inschrijven + instellen als contactpersoon

Zolang een van die drie niet in orde is, blijft er een melding staan dat je bivakaangifte nog niet in orde is. Je zal dan ook nog mails krijgen met de vraag om dat in orde te brengen.

Gaan jullie dit jaar niet op kamp? Dan kun je dat doorgeven in je bivakaangifte door dat bovenaan aan te vinken. Was het bivak al gepland maar moet je annuleren? Bewerk je bivakaangifte en vink aan dat je annuleert. Je kunt de aangifte ook verwijderen, maar dan komt de melding terug.

Trekken jullie bijvoorbeeld met de aspi's naar het buitenland en overnacht je daar niet de hele periode op dezelfde plaats? Vink dan aan dat het een rondreis is. Dan vragen we niet om het adres in te vullen. Het mag wel, maar je kunt maar één adres opgeven, dus die info is sowieso onvolledig.

Stap voor stap: hoe werkt het?

1. Surf naar het Groepsadministratieportaal en klik daar op het tabblad ‘Uitstappen/bivak’.

• Staat je kamp nog niet in het lijstje?
  • Klik op de knop ‘Uitstap/bivak toevoegen’.
  • Vul een omschrijving in (bv. Kamp 2025)
  • Zet het vinkje bij ‘bivakaangifte’
  • Vul begin- en einddatum in
  • Selecteer wie jullie kampverantwoordelijke is
  • klik op 'Bewaren' om af te sluiten
• Staat je kamp al in het lijstje, maar zonder vinkje in de kolom ‘Bivak’? Klik op de omschrijving en pas dat aan.

Ter info: die kampverantwoordelijke is in veel gevallen gewoon jullie groepsleiding, maar niet altijd. En neem je de functie van groepsleiding met meer dan één persoon op, dan is het kamp misschien ook niet de verantwoordelijkheid van wie als contactpersoon opgegeven is. Daarom moet je dat nog eens apart opgeven, zodat wij snel weten met wie we contact moeten opnemen als er iets aan de hand is.

2. Klik op ‘Bivakplaats ingeven’ en voeg het adres van de kampplaats toe

3. Vergeet je kampverantwoordelijke niet op te geven

Dat deed je normaal gezien al in stap 1, maar soms wordt dat wat uitgesteld of wegens herexamens moet iemand anders overnemen. Dan breng je dat als volgt nog in orde.

• Ga naar het tabblad ‘Ingeschreven’ 
• Selecteer de juiste persoon
• Kies bij ‘Acties’ voor ‘Inschrijven voor uitstap/bivak’.
• Ga naar je deelnemerslijst en klik naast de naam van de kampverantwoordelijke op het linkje ‘Instellen als contact’.

Waarom is het belangrijk dat de bivakaangifte volledig in orde is?

Zo kunnen we jullie bij noodgevallen efficiënt bereiken en ondersteunen.

Ook brengen we de gastgemeente al op de hoogte van jullie komst (in Wallonië is dat verplicht!) en anders moet je dat dus zelf nog regelen. 

Na je kamp... 

Wacht met de jaarovergang tot je echt aan je inschrijvingen van het nieuwe Chirojaar begint. Je hebt daarvoor tijd tot 15 oktober! In een afgesloten werkjaar kun je namelijk geen kampdeelnemers meer inschrijven.