Het is belangrijk dat je goed bijhoudt wie er al dan niet op foto's mag staan, en ook wat je met die foto's mag doen. Je bent namelijk wettelijk verplicht om de privacy (GDPR) en het portretrecht van je leden te respecteren. Bovendien maken goede afspraken goede vrienden: als je op voorhand weet waar je je aan moet houden, vermijd je vervelende situaties en moeilijke discussies.

Aangezien je ledenadministratie in GAP zit, is het logisch dat je ook die fototoestemmingen daar bijhoudt. Maar hoe doe je dat dan? Er zijn daar namelijk geen knoppen of vinkjes voor voorzien. Op die manier laten we groepen vrij in welke afspraken ze maken en hoe ze dat bijhouden. Maak daarvoor gebruik van categorieën. 

Waar moet je aan denken?

• Je hebt meerdere categorieën nodig (want van sommige leden mag je bijvoorbeeld wel foto's maken, je mag ze alleen niet gebruiken op je website)
• Het moet duidelijk zijn of die categorieën nog juist zijn

Wat bedoelen we met dat tweede? Stel: je maakt enkel een categorie aan voor leden die niet op de foto mogen, want dat lijkt je het minste werk. Van leden zonder die categorie weet je dan niet of ze wél op de foto mogen, of dat ze die toestemming nog moeten geven. Ander voorbeeld: we zijn een jaar verder. Dan moet je bij iedereen nakijken of dat nog klopt. Hoe zie je wie je al nagekeken hebt?

Dit is hoe wij het zouden aanpakken:

• Maak categorieën voor elke situatie
  • Voorbeeld: foto/geen foto, boekje/niet in boekje, website/niet op website, Facebook/niet op Facebook
• Stop iedereen in de juiste categorieën
• Zorg dat elke afdeling weet hoe het bij hen zit: ofwel door iedereen van de leiding toegang te geven tot GAP, ofwel door daar zelf iets voor te bedenken
• Nieuw werkjaar? Ga naar het tabblad Groep en verwijder daar de wel-categorieën (foto, boekje, website, Facebook). De kans is groot dat de niet-categorieën moeten blijven staan, en die lijstjes zijn korter. Kijk die lijstjes na. Ga daarvoor naar het tabblad Iedereen en filter op categorie.
• Maak de wel-categorieën opnieuw aan.
• Ken de wel-categorieën opnieuw toe. Dat kan voor meerdere mensen tegelijk op het tabblad Iedereen: selecteer de personen in kwestie en kies bovenaan bij 'Toepassen op selectie' voor 'In dezelfde categorie stoppen'.