Bij inschrijvingen komt heel wat meer kijken als je een ledenstop toepast. Hoe organiseer je dat praktisch? Hier geven we enkele tips en wat voorbeeldmateriaal mee.

Digitaal of op papier

• Digitaal: ouders vullen voor een bepaalde deadline een online formulier in (bv. een Google Form). (geen officiele GAP inschrijving!)
• Op papier: de ouders komen op een afgesproken tijdstip aan de Chirolokalen hun kinderen inschrijven.

Beide hebben voor- en nadelen: niet iedereen heeft bijvoorbeeld een computer met internetverbinding ter beschikking, maar evengoed kan niet iedereen zich vrijmaken om naar jullie lokalen te komen. Ga na wat voor jullie het beste werkt.

Deadlines zijn belangrijk

Tot wanneer mogen leden inschrijven? Wanneer vindt de inschrijvingsdag plaats? Zijn die data en deadlines voor iedereen dezelfde of zijn er verschillen?
Zorg dat alle leiding op de hoogte is van die deadlines en ze ook respecteert. Het zou bv. niet eerlijk zijn als sommigen wat strenger zijn dan anderen.

Krijgen de leden van vorig jaar eerst de kans om in te schrijven? Erna krijgen nieuwe leden de kans om zich in te schrijven. Het is nuttig om een duidelijk zicht te hebben op hoeveel vrije plaatsen jullie nog hebben.

Informeer ouders daar ook duidelijk over. Hou bijvoorbeeld een overzichtje bij op jullie website. Dat zou er dan zo kunnen uitzien:

Beste ouders
Er is een enorm aantal voorinschrijvingen binnengelopen. We zagen ons genoodzaakt om alle afdelingen een maximumcapaciteit te geven, om te voorkomen dat ze écht te groot worden. Hieronder vinden jullie het aantal plaatsen die nog vrij zijn binnen elke afdeling.

Enkele algemene aandachtspunten

• Kijk niet alleen naar hoeveel leden per afdeling jullie toelaten, maar ook hoeveel leden per geboortejaar. Zorg dat je van elk jaar ongeveer evenveel leden toelaat. Zo vermijd je bij de overgang naar een volgende afdeling dat er plots een te grote piek in het ledenaantal is.
• Maak duidelijke afspraken over wanneer nieuwe leden moeten beslissen of ze effectief blijven. Mogen ze bv. de eerste Chirozondag eens 'uittesten' en beslissen ze pas de volgende zondag of na twee weken of ze zich effectief inschrijven?
  • Voordeel: je hebt een beter zicht op welke leden effectief naar de Chiro willen blijven komen.
  • Nadeel: je hebt dat overzicht iets later dan wanneer leden vanaf dag 1 al inschrijven.

Enkele tips voor als je je inschrijvingen op papier organiseert

• Communiceer duidelijk en via verschillende kanalen wanneer het inschrijvingsmoment plaatsvindt en wat ouders nodig hebben om in te schrijven.
• Het is handig als dat moment plaatsvindt aansluitend aan een Chirozondag.
• Merk je dat er al veel ouders zijn voor het startuur van de inschrijvingen? Wees geduldig en begin de inschrijvingen pas echt op het uur dat je verspreid hebt. Dat is het eerlijkste.
• Je kan aan wachtende ouders al briefjes uitdelen waarop ze de gegevens van hun kind invullen. Dat briefje geven ze dan af bij het 'centrale inschrijfpunt'. Zo verloopt het registreren van de gegevens wat vlotter.
  • Door net evenveel briefjes te printen als er vrije plaatsen zijn, kan je je zeker niet vergissen in hoeveel nieuwe leden je inschrijft.
• Gebruik bij je inschrijvingslijst een overzicht van het aantal vrije plaatsen per generatie of afdeling.

Als je een ledenstop hanteert, gaan inschrijvingen niet altijd vanzelfsprekend zoals die 'normaal' verlopen. Waar jullie het beste ook over nadenken, is of jullie voorrangsregels hanteren voor sommige afdelingen en of jullie een wachtlijst hanteren.