Als je aan de voorbereidingen van een cursus begint, is het belangrijk dat je - liefst samen met je begeleidingsploeg  - vergaderdata vastlegt. Het is ook mogelijk om een voorbereidingsweekend te plannen waar je met je begeleiding de cursus overloopt en voorbereidt. Vergeet voor de vergaderingen en het weekend zeker geen locatie vast te leggen! Daarnaast is het altijd handig als je de algemene begeleidingsbundels al kan uitdelen op de eerste vergadering.

Eerste vergadering:

• Kennismaking met elkaar
• Introductie in de cursus: Wat? Waar? Wanneer? (dagklapper)
• Verdeling werkgroepen: bv. massaspel, onthaal, lavers, thema, promo, ...
• Themabrainstorm
• Promoplan: eerste aanzet
• Praktische afspraken: volgende vergaderingen, weekend, Facebook- of WhatsAppgroep, enz. 

Tweede vergadering:

• Leefgroepduo's maken
• Blokken overlopen (als je niet op weekend gaat)
• Eerste moment voor duo's om samen te zitten
• Stand van zaken werkgroepjes
• Materiaallijst: opstart
• Leefregels op cursus
• Opvolging inschrijvingen en promo

Derde vergadering:

• Spelen en thema overlopen: hoe zit het allemaal in elkaar en wie heeft welke rol? 
• Stand van zaken duo's
• Praktische afspraken voor de opbouw en de eerste cursusdag
• Materiaallijst: wat ontbreekt er nog? 
• Verdeling toogshiften, wekmomenten, laatste-opblijvers, enz. 
• Afspraken over coaching tijdens de cursus
• Opvolging inschrijvingen en promo

Voorbereidingsweekend

Een voorbereidingsweekend is het ideale moment om dieper in de blokken te duiken. Voor nieuwe begeleiding kan dat een goed moment zijn om de blokken goed te leren kennen. Ervaren begeleiding kan daarbij een grote hulp zijn of een stap verder zetten in het voorbereiden van de blokken. Op weekend kunnen de duo's ook bedenken hoe ze de blokken willen aanbrengen in hun leefgroep of kunnen ze een leefgroepthema uitwerken. Werkgroepjes krijgen misschien een moment om even de koppen bij elkaar te steken en verder te werken aan hun spel/thema/enz. Ook teambuilding met je ploeg is een belangrijk onderdeel van een voorbereidingsweekend. 

Denk ook aan een knutselmoment om inkledings- of spelmateriaal te maken, en plan al voor de cursus zeker al een evaluatievergadering. Leg met heel de begeleiding de agenda's samen zodat je na de cursus zeker nog eens samenkomt om het hele traject te evalueren. 

Tip: leven in de ploeg is ook bij een cursusploeg belangrijk. Voorzie een rodedraadspel voor je cursusbegeleiding.