Je ziet frustraties niet altijd meteen. Voorkom conflicten door over frustraties te praten met je leidingsploeg.

Het begint met kleine onderhuidse spanningen of frustraties, maar voor je het weet, zit je met een zwerend probleem. Elk probleem is anders en vraagt om een eigen specifieke oplossing. Het begint allemaal met conflicten voorkomen! Kleine probleempjes: zeg er iets op en doe er iets mee, tijdens Tandem!

Stap 1: Een goede voorbereiding

Bereid een gesprek goed voor. Zorg bij grote conflicten voor een moderator, iemand die het verzoenende gesprek leidt en liefst weinig met het conflict te maken heeft. Dat kan een neutrale leider of leidster zijn, of de VB, of – als niemand in je ploeg 'neutraal' genoeg is – iemand van buiten de groep (bv. Een gewester of iemand van de oud-leiding). Een frisse blik kan soms essentieel zijn voor de oplossing.

Creëer een open en veilige sfeer. Dit doe je door duidelijke afspraken te maken en het gezamenlijke doel van je gesprek in de verf te zetten. Nodig iedereen uit voor het gesprek, leg uit waarom het nodig is en wat je ermee wil bereiken.

Begin het gesprek met enkele afspraken:

• Iedereen moet zijn of haar mening kunnen en durven zeggen, op een respectvolle manier.
• Scheldwoorden en vernederingen horen niet thuis in dit gesprek.
• Gevoelens zijn feiten. Als iemand vond dat je brutaal was, dan is dat zo, ongeacht of het je bedoeling was.
• Al wat gezegd wordt, blijft tussen jullie.

Stap 2: De feiten

Om een probleem op te lossen, moet je natuurlijk de feiten kennen. Laat alle betrokkenen hun versie van het verhaal vertellen. Zo krijg je vaak meerdere verhalen, gekleurd door emoties. Het is aan de moderator om de feiten samen te vatten en om ze te scheiden van emoties. Let erop dat er geen oude koeien uit de gracht gehaald worden en dat het gesprek bij het probleem blijft dat hier en nu op tafel ligt.

Stel de volgende vragen:

• Wat is er gebeurd?
• Wat verwacht je van de ander?
• Hoe had je verwacht dat hij of zij zou reageren?

Stap 3: Begrip opbrengen

Dit is de moeilijkste stap: begrip opbrengen voor de tegenpartij. Het is belangrijk dat je elkaars reacties begrijpt. De taak van de moderator is om duidelijk te vragen naar wat de oorzaken en gevolgen waren van bepaalde emoties. Vraag hoe iedereen zich op dit moment voelt. Vaak is de oplossing van een conflict simpelweg elkaar begrijpen en zich kunnen voorstellen hoe het is om in de schoenen van de ander te staan.

Stel de volgende vragen:

• Hoe heb je dat beleefd?
• Hoe heeft het jou geraakt?
• Wat deed dat met jou?
• Waarom is dat precies belangrijk?

Stap 4: Wat nu?

Vaak stellen de betrokkenen regelingen voor in hun eigen voordeel, terwijl de oplossing er een zou moeten zijn in ieders voordeel. Brainstorm over alle mogelijke compromissen en alternatieven. Denk ruim en laat alle opties open. Vergeet niet dat mensen tijd nodig hebben om weer op hun plooi te komen. Kies met de ploeg één haalbare oplossing. Om nieuwe conflicten te voorkomen, kan je het beste meteen bespreken of er nieuwe regels moeten komen.

Stel de volgende vragen:

• Welke 'schade' moeten we herstellen?
• Wat heb jij nodig om verder te kunnen gaan?
• Wat wil jij doen om verder te gaan?
• Denk je dat dat voldoende zal zijn om weer met elkaar te kunnen opschieten?

Stap 5: Opnieuw één ploeg

Een goed compromis is er een waar iedereen achter staat. Het besluit moet gedragen worden door de hele ploeg. Kom nadien niet meer op het opgeloste conflict terug. Plan een leuke, groepsbevorderende activiteit snel na de conflictbespreking, zodat jullie weer kunnen werken aan het groepsgevoel en de sfeer in de groep.

Stel de volgende vragen:

• Gaan jullie akkoord met de oplossing?
• Wat vonden jullie van het gesprek?
• Verwachten jullie nog iets van mij?