De termen die gebruikt worden om dat alles te beschrijven, zijn de volgende:

• Betrokkene: een persoon van wie er gegevens bijgehouden worden
• Gegevensverantwoordelijke: de organisatie die instaat voor het goed beheer van die gegevens
• Gegevensverwerker: een persoon of organisatie die 'iets' doet met gegevens, in opdracht van de gegevensverantwoordelijke

Een lokale leider of leidster zit in die drie rollen. Chirojeugd Vlaanderen houdt gegevens van jou bij, dus ben je een betrokkene. Je groep verzamelt die informatie en is dus gegevensverwerker in opdracht van Chirojeugd Vlaanderen. Maar je groep houdt ook informatie bij waar Chirojeugd Vlaanderen niets van weet, dus in feite is je groep ook gegevensverantwoordelijke.