Kampfoto’s, belangrijke info voor ouders, TikToks met de leden, … Hier stoot je soms op een ‘njet’ of moeilijke vragen. Hoe en waar delen jullie informatie? Wat mag je nu eigenlijk delen? En waar let je het beste mee op? Lees snel verder en ontdek het in deze gids over eerste hulp bij online communicatie. 

Door Rijul

Als Chirogroep heb je veel te delen. In de eerste plaats is er belangrijke informatie voor de ouders of (nieuwe) leden zoals geplande activiteiten, lidgeld, kleding, bivak, enz. Maar jullie hebben evengoed leuke foto’s van een uitstap of een nieuwe TikTok die je met je groep hebt gemaakt tijdens de werking. Klik-klik-klik en delen maar! Het is goed dat je de buitenwereld informeert en laat zien wat je doet. Vergeet alleen niet dat je daar bepaalde richtlijnen bij moet volgen en dat je rekening moet houden met een paar belangrijke wetten. Hier enkele tips om alles zo veilig en efficiënt mogelijk te laten verlopen.

De website

Zorg voor een overzichtelijke website waarop bezoekers te weten komen wie jullie zijn, wat jullie doen, wanneer jullie werking geven en wanneer er iets anders te doen is. Dat kan bijvoorbeeld door middel van een kalender. Ook informatie over het inschrijvingsgeld en de Chirokleren is goed om op je website te hebben staan. 

Zorg dat er één aanspreekpunt vermeld is. Dat kunnen de contactgegevens zijn van de groepsleiding, een contactformulier of een algemeen mailadres dat regelmatig wordt gecontroleerd. Hou rekening met de GDPR-wetgeving als je bezig bent met persoonlijke gegevens. Op de Chirowebsite vind je daar meer informatie over.

Verzorg de lay-out van jullie website. Huidige leden en ouders weten misschien waar ze terechtkunnen voor alle informatie, maar vergeet de nieuwe bezoekers van je website niet. Een website die er niet verzorgd uitziet, kan nieuwe bezoekers afschrikken. Wist je dat je op mediaraven.be terechtkunt om een website te laten maken?

Kies één iemand die verantwoordelijk is voor het onderhoud van de website. Het is beter dat je iemand uit de leidingsploeg de taak geeft om de website up-to-date te houden zodat niet iedereen altijd de website kan bewerken.

Communiceren met ouders

Gebruik een mix van communicatiekanalen om ouders te bereiken. Niet elke ouder heeft dat ene bericht op de website gelezen. Zorg ervoor dat je alle kanalen gebruikt die je hebt. Je kan een bericht op de website plaatsen maar ook op sociale media zoals Facebook of Instagram. Of gebruik de mailadressen van ouders om informatie mee te geven. Als je mailt naar meerdere ouders, zet dan wel de adressen in BCC. Zo vermijd je dat je ongewenst gegevens van anderen deelt . Of geef gewoon old school een briefje mee met de leden. 

Zorg ervoor dat je geen overload aan informatie deelt met ouders. Bombardeer hen niet dagelijks met nieuwsberichten over wat er nog komt of gebeurd is. Zorg voor gerichte communicatie zodat het aangenaam en overzichtelijk blijft voor iedereen.
Kies er ook voor om niet enkel droge informatie te delen maar ook leuke foto’s of filmpjes van jullie Chironamiddag. 

Sociale media

Een account op Instagram, Facebook, Snapchat of TikTok is de perfecte manier om te tonen wat jullie doen. Regelmatig een post of story plaatsen, moedigen we dus zeker aan. Daarvoor kan je een contentkalender opmaken. Er bestaan online verschillende gratis tools waarmee je dat kan doen. 

Sociale media kunnen ook ideaal zijn om activiteiten te promoten. Gebruik je eigen netwerk en volgers in jouw voordeel en geef iets mee om te delen. Het is misschien een idee om dit jaar eens het budget dat anders naar affiches voor de fuif gaat te spenderen aan een online campagne? Sommige ouders bereik je evenwel niet via sociale media, vergeet niet hen een mail of briefje te bezorgen.

Duid een socialemediamanager aan. Kies iemand uit de groep die het meest verantwoord omgaat met sociale media. Hij of zij kan alles goedkeuren wat er op de sociale media gezet wordt. Maak ook duidelijke afspraken over wat kan en wat niet. 

Foto’s en video’s

Respecteer het portretrecht van de leden als je foto’s gebruikt in jullie online en offline communicatiekanalen. Die regels gelden voor alle jongeren onder de 18 jaar. Vraag aan de ouders of je foto’s mag nemen en gebruiken, hou de toestemmingen bij en hou rekening met hun antwoorden.

Niet iedereen staat even graag op de foto. Probeer altijd te vragen aan je leden wie er wel of niet op een foto wil. 

Let op met foto’s van leden in ondergoed of zwemkleren. Het is natuurlijk nooit zo bedoeld, maar eens zo’n foto online staat, kan die wel degelijk op foute websites belanden.

Plaats foto’s waar ze nuttig zijn. Jullie website is misschien niet de geschikte plaats voor een volledig album met kampfoto’s. Iedereen kan de foto’s zien en publiekelijk gebruiken. Maak liever een privé-album dat je via een link met de ouders deelt. 

Let trouwens goed op als je foto's van het internet gebruikt, zelfs al staan daar geen personen op. Een aantal groepen kregen al een boete omdat ze foto's gebruikt hadden waar auteursrecht op rust. Er bestaat gespecialiseerde software die zoiets opspoort, ook al staat de foto in een pdf van een boekje dat je uitdeelt aan de leden. De boetes bedragen minstens € 250. Een goede reden om op te letten, dus!

Meer info over online privacy vind je op https://chiro.be/info-voor-leiding/communicatie/veilig-foto-en-videogebruik.