Hoewel we het niemand toewensen, kan je doorheen het jaar wel eens met een noodsituatie geconfronteerd worden: een dubbele boeking, problemen met de busmaatschappij, conflicten met omwonenden, maar ook een brand of een ernstig ongeval.

Belangrijk daarbij is vooral vermijden dat er paniek uitbreekt, want paniek is een slechte raadgever. Dus stay calm en volg deze stappen.

Stap 0: Zorg dat iedereen veilig is

Voor je begint te communiceren is het uiteraard belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen veilig is. Bewaar goed het overzicht, vermijd paniek en aarzel niet om de hulpdiensten in te schakelen. Want safety first!

Stap 1: Contacteer Chirojeugd Vlaanderen

Tijdens de bivakperiode en weekends voorziet Chirojeugd Vlaanderen permanentie om Chirogroepen dag en nacht te helpen bij noodsituaties. Je kan die noodlijn bereiken op 03-231 07 95.

Als er zich een ernstig noodgeval voordoet, zoals een serieus ongeval of een brand, is deze lijn ook ’s nachts bereikbaar. Buiten de kantooruren kom je op een voicemail terecht. Spreek hier een boodschap in als je een dringende vraag hebt. Vermeld daarbij zeker je naam, je Chirogroep en het telefoonnummer waarop we je kunnen bereiken. In dringende situaties bellen we je binnen de vijf minuten terug.

Wij zijn er om jullie te helpen, niet om jullie de les te lezen. Je kan ons dus altijd vragen om jullie crisiscommunicatie of vragen van de pers over te nemen, of we kunnen je ondersteunen als je dit zelf wilt opnemen. Wanneer nodig komt Chirojeugd Vlaanderen ook ter plaatse.

Stap 2: Bevries de situatie

Over een crisissituatie communiceren doe je niet overhaast. Zolang de noodsituatie niet onder controle is, moet je de buitenwereld niet te woord staan. Je kunt dan verklaren dat voor jullie de situatie primeert. Wacht dus even en neem de tijd om zicht te krijgen op wat er juist gebeurd is.

• Bespreek de gebeurtenis. Zo voorkom je speculatie en uiteenlopende versies van de feiten.
• Ga met je leidingsploeg na wat de aanleiding van de noodsituatie is.
• Probeer objectief te blijven: wat zijn de feiten, wat is er gebeurd?

Stap 3: Verzorg je communicatie

• Zorg ervoor dat je de ouders, leden of andere betrokkenen (eerst) op de hoogte brengt. Geef hen mee wat ze moeten weten, zonder paniek of sensatie te zaaien. Dat doe je best face-to-face, telefonisch of via mail, niet via sociale media. Vermijd daarbij dat leden, leiding of andere betrokkenen zelf al communiceren voor hier duidelijke afspraken rond gemaakt zijn.
• Zorg voor een aanspreekpunt voor eventuele vragen van ouders, leden, enz. 
• De kans bestaat dat je pers over de vloer krijgt. Belangrijk om weten is dat jullie niet verplicht zijn om de pers te woord te staan. Schakel hiervoor Chirojeugd Vlaanderen in. Wij kunnen jullie tips geven of het van jullie overnemen als je dat graag hebt!
• Neem je de communicatie zelf in handen?
  • Spreek samen een standpunt af dat je naar buiten zal brengen. Wat ga je zeggen en wat beter niet? Zorg dat iedereen van die afspraken op de hoogte is.
  • Less is more: treed niet onnodig in detail. Een beknopte weergave van de feiten is voldoende.
  • Geef enkel feiten, geen interpretaties of emotionele getuigenissen.
  • Wees eerlijk en vertel geen onwaarheden. Je maakt de zaken alleen maar ingewikkelder en werkt je Chirogroep nog meer in de problemen.
  • Duid één woordvoerder aan en zorg dat de andere leiding en aanwezigen iedereen met vragen naar hun doorverwijst.

Denk goed na over wat je naar wie moet communiceren. Afhankelijk van de situatie kan het zinvol zijn om naar de volgende personen en instanties te communiceren:

• De onmiddellijke betrokkenen, binnen én buiten je groep
• Niet betrokken leden en leiding 
• Ouders van leden
• Netwerk van jullie groep: parochie, gemeente, enz.
• Externe betrokkenen
• De verzekering
• Pers
• Bij ernstige situaties tijdens buitenlandse activiteiten, kan het ook zinvol zijn om de Belgische ambassade op de hoogte brengen.

Stap 4: Evaluatie achteraf

Wanneer de rust is teruggekeerd, is het zinvol om samen de gebeurtenis te evalueren en eruit te leren. Let op dat dit geen rondje vingerwijzen wordt. Overleg wat goed verlopen is en wat beter kon. Wat kan ervoor zorgen dat die situatie zich in het vervolg niet meer voordoet of dat jullie nog beter kunnen reageren?  Maak indien nodig bijkomende afspraken. In sommige gevallen kan het goed zijn voor je imago en het vertrouwen van ouders om die nieuwe afspraken ook aan ouders en leden te communiceren.

Vergeet tot slot ook de hulpdiensten en andere mensen die je hebben bijgestaan tijdens de noodsituatie niet te bedanken.